Sáng Chủ Nhật, điện thoại reo, và bạn vẫn là người phải bắt máy

Có một dấu hiệu tôi tin còn chính xác hơn mọi bảng cân đối: mở lịch tuần ra, không tìm được ngày nào vắng tên công trình.

Sáng ra công trường. Trưa chạy đi ôm mấy bao xi măng còn thiếu, bụi bám trắng ống quần. Chiều đứng dưới giàn giáo nghe chủ nhà hỏi vì sao cái ô cửa lệch. Tối về mở bản vẽ bóc dự toán cho công trình sắp chào. Chủ Nhật tưởng được nghỉ, chín giờ sáng có người gọi báo hết cát.

Tôi làm nghề này mười năm, và tôi từng sống đúng như vậy suốt một quãng dài. Việc gì cũng phải qua tay mình mới yên tâm. Làm ngày, làm đêm, làm cả Chủ Nhật. Buồn cười nhất là sau ngần ấy sức lực, tôi vẫn không trả lời nổi câu đơn giản nhất: rốt cuộc mình lời bao nhiêu?

Bận tới mức đó mà vẫn không biết mình lời bao nhiêu. Đó là lúc tôi hiểu vấn đề không nằm ở chỗ chưa đủ siêng.

Bài này tôi viết cho anh em đang ở khúc đó: đã ra riêng, đã có việc, tay nghề không thiếu, mà cả bộ máy chỉ có một cái đầu và một đôi vai.

Ôm hết không phải vì tham việc, mà vì chưa có cách kiểm

Người ngoài nhìn vào hay nói: ông đó ôm đồm quá. Nghe như một tính xấu. Tôi thấy không phải.

Bạn ôm hết vì bạn có lý do. Giao người khác đi mua vật tư thì lo hao hụt không ai theo dõi. Giao người khác đứng công trường thì lo tới lúc đục ra sửa lại còn tốn hơn. Giao người khác ngồi với chủ nhà thì lo hứa quá tay, mình gánh. Mấy cái lo đó đều có thật.

Nên chuyện không phải bạn tham việc. Chuyện là bạn chưa có cách giao việc nào cho phép mình kiểm được kết quả. Không có cơ chế kiểm thì giao việc đúng là đánh cược, mà cược bằng tiền công trình thì ai cũng ngại.

Ở đây có một cái bẫy rất êm: càng ôm nhiều, mình càng thấy mình cần thiết. Tôi từng nhầm cảm giác đó với năng lực. Nhà thầu ôm việc và nhà thầu biết dùng người khác nhau không ở độ chăm chỉ, mà ở số việc họ dám để người khác làm.

Nói cho rõ: đây là hai cách làm, không phải hai hạng người. Cột bên trái tôi ở nhiều năm như vừa kể, tôi không đứng đây phán ai hết.

Tự ôm đồm mọi việc, kiệt sức ↔ dùng Power Team và đòn bẩy giám sát, thầu phụ

Cột bên phải không có nghĩa là bạn ngồi chơi. Nó có nghĩa là bạn dời sức từ chỗ làm-mọi-việc sang chỗ chọn-người và kiểm-kết-quả. Hai việc đó khó theo kiểu khác, nhưng không ăn hết bảy ngày trong tuần.

Power Team: đứng trên vai người giỏi, thay vì nuôi một bộ máy

Nhiều anh em mới ra riêng hình dung con đường lớn lên là: nhiều khách hơn thì tuyển thêm người, mở văn phòng, nuôi đội. Nghe hợp lý, mà cũng là cách nhanh nhất để tự trói mình vào chi phí cố định. Tháng nào không có công trình, cái đội đó vẫn ăn.

Mô hình tôi chọn thì ngược lại: Power Team (đội hình mạnh ghép từ người giỏi ở từng mảng, không nằm trong biên chế của mình). Nguyên tắc gọn một câu: đứng trên vai người khổng lồ. Bạn không cần sở hữu mọi năng lực, bạn chỉ cần biết ai giỏi mảng nào và mời được họ vào đúng lúc mình có khách.

Cụ thể: bên thiết kế, bên kết cấu, tổ thợ hồ, tổ điện nước, tổ sơn, tổ nhôm kính — mỗi mảng có sẵn ít nhất một mối đã làm chung, biết cách làm việc của họ, biết đơn giá của họ. Có khách thì ráp lại thành đội cho đúng công trình đó. Xong việc thì đội tan, không ai phải nuôi ai.

Đổi lại, bạn phải làm được hai chuyện. Một là mix lại đơn giá — gom giá từng mảng thành một con số tổng có phần lời của mình nằm trong đó, chứ không cộng thuần rồi hy vọng. Hai là chốt tiến độ bàn giao và hợp đồng ngay từ tuần đầu, kể cả hợp đồng thiết kế, để khúc giữa khỏi ngồi cãi chuyện lẽ ra đã xong.

Có sẵn đội hình còn cho bạn chỗ xoay lúc chốt sale: đưa ưu đãi phần thiết kế để giữ khách chẳng hạn. Theo cách tôi tính, thiết kế chiếm khoảng 1–1,5% tổng chi phí căn nhà — con số chỉ mang tính minh họa, đổi theo khu vực và thời điểm. Người không có đội hình khó với tới đòn bẩy này.

Mô hình nhỏ nhất tôi thấy chạy được: một kỹ sư, một cái kho. Kho giữ vật tư và đồ nghề, kỹ sư đứng hiện trường. Còn lại là đội hình bên ngoài. Bên tôi, HappyHouse, mỗi năm nhận cỡ bốn tới năm dự án. Tôi nêu ra không phải để bạn nhắm tới đúng con số đó — mỗi khu vực mỗi khác, không ai hứa được kết quả cho ai — mà chỉ để nói một ý: làm ít mà lợi nhuận ổn là một lựa chọn có thật.

Nói luôn mặt trái, vì cách này không miễn phí. Người giỏi thì bận; có lúc bạn cần mà họ đang kẹt công trình khác. Bạn mất một phần chủ động về tiến độ, và phải bỏ công giữ quan hệ cả những tháng chưa có việc cho họ. Ai không chịu được chuyện đó thì mô hình này không hợp.

Việc đầu tiên phải giao: hai nhánh dưới chân bạn

Giao việc mà không có sơ đồ thì thành giao đại. Sơ đồ tôi dùng đơn giản tới mức vẽ được lên mặt sau tờ báo giá.

Trên cùng là Nhà thầu chính — là bạn. Từ đó chia đúng hai nhánh: Giám sát hiện trường và Quản lý vật tư. Hai nhánh này ngốn thời gian của một nhà thầu ôm việc nhiều nhất, nên cũng là hai chỗ đáng giao đi trước tiên.

Giám sát hiện trường. Người này cần ba thứ. Có kinh nghiệm thi công thật, nhìn là biết chỗ nào sắp lệch. Nắm được ý đồ chủ nhà chứ không chỉ nắm bản vẽ — nhiều mâu thuẫn ngoài công trường sinh ra từ khoảng cách giữa cái chủ nhà hình dung trong đầu và nét vẽ trên giấy. Và điều phối được giữa các tổ, biết tổ nào vào trước tổ nào vào sau. Khúc hoàn thiện mà các tổ dẫm chân nhau thì tiến độ đứng ở đó, không phải vì ai lười.

Chi phí giám sát, theo cách tôi đang tính, rơi vào khoảng 1–2% tổng chi phí; con số này chỉ mang tính minh họa. Thử đặt nó cạnh câu hỏi: mỗi ngày bạn đứng công trường thay người đó là mất bao nhiêu thời gian lẽ ra dùng để đi gặp khách mới?

Quản lý vật tư. Nhánh này phải dùng người thân tín tuyệt đối. Không phải vì nghi ngờ ai, mà vì đây là chỗ tiền đi ra mỗi ngày một ít, và bạn cần một người mình không phải kiểm lại lần thứ hai. Việc của họ là kiểm soát hao hụt và báo cáo hàng ngày — hàng ngày, không phải hàng tuần. Riêng gạch thôi, hao hụt do cắt, do vỡ, do chừa ron đã 10–15% theo cách tôi tính; đó là mức bình thường, và chính vì bình thường nên phần vượt ra ngoài mới dễ lẫn vào đó mà không ai để ý.

Chọn người cho hai nhánh này quan trọng tới mức nào? Theo tôi, chọn tổ đội quyết định 90% thành bại của công trình. Bạn giỏi cỡ nào mà chọn sai người thì rồi cũng phải quay về ôm hết — lần này ôm trong tâm thế đi chữa cháy.

Giao việc mà vẫn nắm: tạm ứng, nghiệm thu, và một câu chốt của chủ nhà

Đây là phần trả lời cho cái lo ban nãy: giao rồi lỡ hỏng thì sao.

Giao việc không phải là buông. Nó là đổi cách kiểm — từ kiểm bằng cách tự tay làm, sang kiểm bằng cơ chế.

Cơ chế tạm ứng phải rành mạch từ đầu. Mỗi thầu phụ, mỗi tổ đội, thống nhất trước: ứng bao nhiêu, lúc nào, gắn với mốc công việc nào. Ghi ra giấy. Chuyện xin ứng thêm giữa chừng thế nào cũng có — người ta cũng có cái khó riêng — và bạn cần một cái mốc để nói chuyện, chứ không nói bằng cảm tính.

Đi kèm tạm ứng là báo cáo nghiệm thu. Xong một mốc thì nghiệm thu mốc đó rồi mới tính tiếp, và tiêu chuẩn cuối cùng không phải bạn thấy ổn — mà là chủ nhà nói OK. Nghe khắt khe, nhưng nó cứu bạn ở khúc cuối: cái gì chủ nhà đã OK ở mốc trước thì không lôi lại ở mốc sau.

Và tách bạch tiền của từng công trình. Đừng lấy tiền công trình này chi cho công trình khác. Nó là nguyên nhân số một dẫn tới đứt gãy tài chính, và khó tránh vì lúc đầu trông rất hợp lý — bên kia đang cần gấp, bên này chủ nhà sắp chuyển tiền, mượn tạm vài hôm. Vài hôm đó là chỗ bắt đầu.

Chỗ giấy tờ thì đừng ngại. Chuẩn hóa hợp đồng thầu phụ và giấy giao nhận tiền không phải là nghi ngờ ai — nó là cách để hai bên khỏi phải nhớ, mà cái gì nhớ bằng đầu thì trước sau cũng có lúc lệch.

Còn một nhánh bạn giao được mà không cần giao cho ai cả: phần bàn giấy. Bóc khối lượng, ra báo giá, cập nhật đơn giá — mấy tiếng đồng hồ mỗi tuần nằm ở đó. Tôi làm nhẹ phần này bằng một công cụ tự dựng, DuTaFI: khai theo từng bước, ra bảng khối lượng và báo giá, có ô tính lợi nhuận riêng nên biết mình lời bao nhiêu trước khi gửi; khách đổi thông số thì báo giá tự cập nhật. Giới hạn thì nói luôn: nó không đọc bản vẽ thay bạn, phải nhập tay, khai sai ra sai. Bản Free đủ cho công trình dưới 1 tỷ, lưu 5 dự án, vẫn xuất PDF; Pro 199.000đ/tháng gắn được logo công ty lên báo giá; Premium 399.000đ/tháng cho ai cần sửa đơn giá vật tư lưu theo tài khoản và xuất Excel. Hợp thì lấy dùng, không hợp thì thôi.

Tuần này, tách đúng một việc ra khỏi vai bạn

Đừng cải tổ cả bộ máy trong một tuần. Làm nhỏ thôi.

Lấy tờ giấy, chia đôi. Bên trái ghi hết mọi việc bạn làm trong bảy ngày qua, ghi thật, kể cả chạy đi mua đồ lặt vặt. Bên phải, đánh dấu việc nào chỉ mình bạn làm được — thật sự chỉ mình bạn, chứ không phải mình bạn làm cho yên tâm.

Hồi tôi làm thử, danh sách bên phải ngắn hơn tôi tưởng nhiều.

Rồi chọn đúng một việc bên trái, việc tốn thời gian nhất mà không cần tay nghề của bạn — thường là chạy vật tư — và giao nó đi trong tuần này. Kèm ba thứ: ai làm, mỗi ngày báo cáo lúc nào, tiền ứng ra sao. Đừng giao miệng.

Tuần sau lấy lại tờ giấy đó, trả lời đúng một câu: việc đó chạy được không, và bạn lấy lại mấy tiếng?

Từng việc một. Vài tháng sau cái lịch sẽ khác — không phải vì bạn bớt trách nhiệm, mà vì bạn đứng đúng chỗ.

Ba câu anh em hay hỏi tôi về chuyện quản lý đội thi công

1. Tôi mới ra riêng, chưa đủ tiền nuôi người, làm sao dùng Power Team? Power Team không phải nuôi người. Nó là danh sách những mối bạn tin, mời vào khi có việc và trả theo việc. Ghi ra ba mảng bạn hay phải tự làm nhất, rồi tìm cho mỗi mảng một người đã làm chung. Mô hình nhỏ nhất chỉ cần một kỹ sư và một cái kho.

2. Giao việc cho thầu phụ rồi lỡ họ bỏ ngang hoặc xin tăng giá giữa chừng thì sao? Chuyện đó có thể xảy ra, và thường họ cũng có cái khó của họ. Đừng chống bằng cách tự làm hết. Chống bằng cơ chế: hợp đồng thầu phụ rõ ràng, tạm ứng gắn với mốc công việc, nghiệm thu từng mốc và chủ nhà phải OK mới đi tiếp. Có mốc thì sự cố dừng ở một mốc, không kéo theo cả công trình.

3. Thuê giám sát có làm mỏng phần lời của tôi không? Chi phí giám sát khoảng 1–2% tổng chi phí, theo cách tôi tính và chỉ mang tính minh họa. Tôi đặt khoản đó cạnh hai thứ hay bị bỏ quên: những ngày trễ tiến độ vì các tổ dẫm chân nhau, và những hạng mục phải đục ra làm lại. Bạn cứ cộng thử cho công trình của mình rồi hẵng quyết.

Việc làm được ngay chiều nay: mở lịch tuần vừa rồi, khoanh đúng một việc bạn sẽ không tự làm nữa từ tuần sau.

Còn một thứ nữa bạn dùng được ngay mà không tốn đồng nào. Khóa Chủ Nhà Thông Thái ở chunhathongthai.com tôi quay cho gia đình sắp xây nhà, hiện đang mở sẵn hơn 20 bài cho xem miễn phí, không thu phí, không cần thẻ. Trong đó có bài nói về bảy kiểu nhà thầu hay gặp và ai chịu trách nhiệm phần nào. Chủ nhà nắm được chuyện đó thì họ bớt gọi thẳng cho từng tổ thợ, mọi việc quay về đúng một đầu mối là bạn — đội hình của bạn nhờ vậy mà chạy êm hơn.

Nếu bạn muốn có người ngồi cùng lúc dựng đội hình, tôi có lớp “Thầu Thực Chiến”: 8 buổi tập trung qua Zoom (học trực tuyến qua video), khoảng một tháng, học phí 12.868.000đ. Buổi 4 nói về Power Team và khởi nghiệp tinh gọn, Buổi 7 dành trọn cho quản trị thầu phụ và hai nhánh giám sát — vật tư. Cầm tay chỉ việc để bạn làm được một dự án đầu tiên; hết khóa vẫn còn 90 ngày tôi đi cùng bạn ra công trình thật, mỗi tháng thêm một phiên riêng 1-1 dài 45 phút, và bạn được trao trọn bộ hợp đồng mẫu. Tôi không hứa bạn sẽ có khách hay tăng thu nhập — cái đó không ai hứa được.

👉 Xem chi tiết và giữ chỗ khóa Thầu Thực Chiến tại đây.

Còn bạn, tuần rồi bạn làm mấy ngày? Kể tôi nghe ở phần bình luận.

Siêng không thay được cách làm.

Đọc thêm

• Biết mình lời bao nhiêu trước khi bấm gửi báo giá
• Lần đầu gặp chủ nhà: ba thứ phải chốt được trước khi ra về

KS. Ngô Đình Khuôn — Kỹ sư xây dựng, người sáng lập Công ty TNHH Xây Dựng HappyHouse. 10 năm trực tiếp làm nghề, hơn 200 chủ nhà đã đồng hành. Theo học ngành xây dựng năm 2012, ra trường 2016, năm 2022 nhận thi công trọn gói, năm 2023 lập HappyHouse. Website ngodinhkhuon.vn · YouTube @ngodinhkhuon · Facebook /ngodinhkhuon66.