Vì sao nhiều nhà thầu chạy vài công trình liên tiếp, tài khoản lúc nào cũng có tiền, mà tới một ngày thì đứng hình? Câu trả lời gần như luôn là một: tiền tạm ứng của công trình mới đang được dùng để trả nợ cho công trình cũ. Trong giáo án tôi dạy, chỗ này được đặt tên là tử huyệt tài chính — nguyên nhân số một dẫn tới mất kiểm soát và đứt gãy. Cách chữa không nằm ở chỗ kiếm thêm việc, mà ở chỗ tách bạch dòng tiền của từng công trình ngay từ đồng đầu tiên.

Chuyện này ai đi lên từ con số 0 cũng gặp, mà rất ít khi được gọi đúng tên. Người ta hay gọi nó là “kẹt vốn”, “khách chuyển chậm”, “tháng này xui”. Nó không phải xui — nó có cơ chế, mà cơ chế thì chặn được.

Nó không bắt đầu bằng một sai lầm, nó bắt đầu bằng một lần tiện tay

Không ai ngồi xuống quyết định “từ nay tôi sẽ lấy tiền công trình A chi cho công trình B”. Nó bắt đầu êm hơn thế nhiều. Công trình A đang chạy, chủ nhà A vừa chuyển đợt hai. Cùng lúc, công trình B mới ký, thợ đã vào, cần tiền cọc vật tư gấp trong hai ngày, mà chủ nhà B hẹn tuần sau mới chuyển. Tiền đang nằm sẵn trong tài khoản, cùng một tài khoản, cùng một chủ. Bạn chuyển qua cho B, tự nhủ tuần sau tiền B về thì bù lại cho A.

Tuần sau tiền B về thật. Nhưng lúc đó A lại cần nhập gạch. Bạn lấy tiền B đắp cho A. Vòng quay bắt đầu. Không có gì gian dối ở đây — tiền vẫn là tiền của bạn cả. Chỉ có một thứ âm thầm biến mất: bạn không còn biết công trình nào đang tự nuôi được mình, công trình nào đang sống nhờ. Và vì mọi thứ vẫn trôi, bạn không thấy có vấn đề gì. Giai đoạn êm ái ấy kéo dài đủ lâu để bạn tin rằng cách làm này ổn.

Vì sao nó hay sập ở công trình thứ ba

Với một công trình, chuyện này không xảy ra: tiền vào tiền ra một dòng, bạn nhìn là biết. Với hai công trình, nó đã bắt đầu nhưng vẫn cứu được — lệch nhịp một hai tuần thì bạn còn nhớ trong đầu ai đang mượn của ai. Tới công trình thứ ba thì cơ chế đổi hẳn, vì ba thứ cùng lúc vượt sức người:

Thứ nhất, bạn không còn nhớ nổi. Ba công trình là ba lịch nhập vật tư, ba lịch trả công thợ, ba lịch nghiệm thu, ba khoản công nợ ở cửa hàng vật liệu. Trong đầu một người, chừng ấy dòng chảy chồng lên nhau thành một cục.

Thứ hai, độ lệch nhịp cộng dồn. Mỗi công trình chậm một chút thì không sao. Nhưng ba cái chậm cùng lúc — một chủ nhà đi công tác, một chủ nhà đợi tiền bán đất, một chủ nhà chưa ưng phần hoàn thiện nên chưa nghiệm thu — là ba khoản thu bị lùi trong khi ba khoản chi vẫn tới đúng ngày.

Thứ ba, chỗ nặng nhất: bạn đã tiêu trước phần lời chưa có. Tiền tạm ứng của công trình mới nhìn giống doanh thu, nên bạn dùng nó như doanh thu. Thực ra nó là tiền chủ nhà giao để mua vật tư và trả công cho chính căn nhà của họ. Khi khoản đó đi đắp chỗ khác, công trình mới bắt đầu trong tình trạng đã thiếu.

Cú đứt gãy khi tới thường không ồn ào: một buổi sáng bạn không đủ tiền trả công thợ, phải hoãn; thợ nghỉ vài ngày; tiến độ trễ; chủ nhà chưa nghiệm thu nên chưa chuyển đợt tiếp — mà đợt tiền đó lại đang được trông cậy để trả cho công trình bên kia.

“Còn tiền trong tài khoản” không có nghĩa là “đang có lời”

Đây là câu tôi muốn bạn giữ lại nếu chỉ nhớ được một câu.

Số dư tài khoản của một nhà thầu đang chạy nhiều công trình gần như luôn là một con số đẹp. Nhưng nó không phải tiền của bạn. Trong con số đó có: tiền vật tư chưa nhập của công trình A, tiền công thợ tuần này của công trình B, tiền phải trả cửa hàng vật liệu cuối tháng, tiền bảo hành chưa tới hạn của căn đã bàn giao. Cái gọi là lời chỉ hiện ra sau khi trừ hết những khoản đã có chủ ấy — và ở phần lớn anh em mới làm, phép trừ đó chưa bao giờ được làm trên giấy.

Có một phép thử rất nhanh: mở tài khoản ra, nhìn số dư, rồi lấy tờ giấy viết xuống tất cả khoản bạn chắc chắn phải chi trong bốn tuần tới cho mọi công trình đang chạy. Trừ đi. Con số còn lại — chứ không phải số dư — mới là thứ bạn thực sự đang cầm.

Doanh thu không phải lợi nhuận. Câu này ai cũng biết, nhưng trong nghề thầu nó còn một tầng nữa: tiền đang nằm trong tay bạn không có nghĩa là tiền thuộc về bạn.

Tách dòng tiền từng công trình: cách làm gọn nhất mà tôi thấy chạy được

Cái chữa cho chuyện này không phải là kiếm thêm việc, càng không phải là vay để đắp. Nó là tách bạch: mỗi công trình phải là một cái két riêng, tự nuôi mình, có lời hay lỗ tính được ngay khi đang chạy chứ không phải sau khi bàn giao. Cách tôi làm, bạn cứ lấy về xài thử:

Một, mỗi công trình một sổ thu chi riêng. Một file bảng tính là đủ: ngày, nội dung, thu hay chi, số tiền, còn lại bao nhiêu. Điều bắt buộc là mỗi công trình một sheet riêng, không gộp. Ngay khi gộp lại, bạn mất khả năng nhìn thấy công trình nào đang sống nhờ.

Hai, mọi khoản chi phải mang tên công trình. Chuyến xe cát đó của căn nào, ngày công thợ hồ tuần này chia cho căn nào, tiền xăng đi lại tính vào căn nào. Ban đầu hơi lích kích, nhưng làm hai tuần là thành phản xạ, và đó là thứ duy nhất cho bạn biết giá vốn thật của từng căn.

Ba, đặt một ngưỡng không được chạm. Mỗi công trình có một khoản buộc phải giữ lại để chạy tới mốc nghiệm thu kế tiếp: công thợ, vật tư đã đặt, khoản trả nhà cung cấp. Khoản đó không được đem đi đâu hết, kể cả đi cứu một công trình khác. Nếu công trình khác cần tiền mà không đụng được vào đây, câu trả lời đúng là giãn tiến độ công trình khác, chứ không phải rút két này.

Bốn, giấy tờ giao nhận tiền rành mạch cả hai đầu. Tiền chủ nhà chuyển vào có biên nhận, tiền tạm ứng cho thầu phụ và tổ đội cũng có giấy. Đó là thứ giữ cho sổ khớp với thực tế sau vài tháng.

Năm, chốt số mỗi tuần một lần. Không phải cuối công trình, không phải cuối tháng. Mỗi tuần ngồi ba mươi phút, cập nhật từng sheet, nhìn từng công trình còn dư hay đã âm. Cái sai phát hiện trong tuần thì sửa được.

Sáu, kẻ thêm một lịch tiền bốn tuần tới. Sổ thu chi ghi lại cái đã xảy ra; lịch tiền thì nhìn về phía trước, và đây mới là thứ chặn được cú đứt gãy. Kẻ bốn cột là bốn tuần. Dòng trên ghi các khoản dự kiến thu: mốc nghiệm thu nào, của công trình nào, rơi vào tuần nào. Dòng dưới ghi các khoản chắc chắn phải chi: công thợ từng tuần, đợt vật tư đã đặt, khoản phải trả nhà cung cấp. Tuần nào âm là bạn nhìn thấy trước hai ba tuần — đủ thời gian để giãn một đợt nhập vật tư hoặc đẩy sớm một mốc nghiệm thu, thay vì tới sáng thứ Bảy mới biết không đủ tiền trả công.

Còn chuyện gắn các đợt tiền vào mốc nghiệm thu thay vì vào ngày tháng, tôi đã viết riêng một bài hôm qua, xem ở khối “Đọc thêm” cuối bài. Bài này chỉ nói phần sau đó: tiền về rồi thì giữ ở đâu.

Năm dấu hiệu cho biết vòng quay đã bắt đầu

Cái khó của chuyện này là nó không có ngày khởi phát để bạn nhớ. Nên tôi để lại đây mấy dấu hiệu sớm; gặp một cái thôi là nên ngồi xuống rà lại ngay trong tuần.

Một, lịch thu tiền của các công trình đang nằm trong đầu bạn chứ không nằm trên giấy. Còn nhớ được nghĩa là còn ít; nhưng thứ điều tiết bằng trí nhớ thì cũng là thứ điều tiết bằng cảm giác.

Hai, bạn mong công trình mới ký sớm không phải vì việc mà vì khoản tạm ứng. Đây là dấu hiệu nặng nhất. Nhận việc để có việc là bình thường; nhận việc để có tiền trả cho việc cũ thì vòng quay đã chạy rồi.

Ba, bạn bắt đầu trả nhà cung cấp trễ hơn thường lệ trong khi công trình vẫn đang chạy đều. Cửa hàng vật liệu thường nhìn thấy sức khỏe tài chính của bạn trước cả bạn.

Bốn, có người hỏi công trình A đang lời hay lỗ bao nhiêu mà bạn không trả lời nổi trong mươi phút. Không phải vì lười ghi, mà vì các khoản đã trộn vào nhau tới mức không tách ra được nữa.

Năm, bạn đề nghị chủ nhà chuyển tiền sớm hơn mốc đã thỏa thuận. Một lần thì có thể do hoàn cảnh. Thành thói quen thì bạn đang mượn của khách này để trả cho khách kia — và cái giá không chỉ là tiền: người vừa ứng sớm cho bạn sẽ có thế hơn bạn ở mọi cuộc thương lượng còn lại trong công trình.

Gặp dấu hiệu rồi thì việc đầu tiên không phải là đi vay, càng không phải nhận thêm việc. Việc đầu tiên là ngồi liệt kê ra giấy, vì cái không viết ra thì không sửa được.

Chỗ tôi phải thừa nhận: có lúc bạn không tách được

Nói cho công bằng, có những tình huống việc tách bạch rất khó. Khi công trình bị dừng vì lý do từ phía chủ nhà — đợi giấy tờ, đợi tiền bán đất, gia đình có việc — thì cái két của công trình đó đứng lại trong khi chi phí vẫn nhỏ giọt: giữ mặt bằng, giữ tổ đội, bảo quản vật tư. Lúc đó bạn buộc phải bù từ nguồn khác. Điều quan trọng không phải là không bao giờ bù, mà là ghi rõ đó là một khoản bù, có hạn trả, chứ đừng để nó tan vào một cục chung.

Cũng có anh em nói làm sổ riêng thì lấy đâu thời gian, cả ngày đã ở ngoài công trường. Tôi hiểu, vì tôi cũng từng vậy. Nhưng ba mươi phút mỗi tuần rẻ hơn nhiều so với một tháng đứng hình, và bạn không cần làm đẹp, chỉ cần làm đúng.

Bắt đầu sớm hay muộn không quan trọng bằng bắt đầu có hệ thống. Người vừa nhận công trình đầu tiên mà tách sổ ngay từ ngày đầu sẽ đỡ hơn nhiều so với người làm nghề lâu năm nhưng vẫn để chung một cục. Đây không phải chuyện thâm niên, đây là chuyện thói quen.

Ba câu anh em hay hỏi tôi về dòng tiền công trình

1. Nhà thầu quản lý dòng tiền công trình bằng cách nào cho đơn giản nhất? Mỗi công trình một sổ thu chi riêng, mọi khoản chi đều mang tên công trình, và mỗi tuần chốt số một lần. Một file bảng tính là đủ. Thứ quyết định không phải công cụ, mà là việc không bao giờ gộp chung các công trình vào một dòng tiền duy nhất.

2. Vì sao thầu xây dựng bị âm vốn dù công trình nào cũng có lời? Vì phần lời chỉ hiện ra sau khi bàn giao, còn tiền tạm ứng thì tới sớm và trông giống doanh thu. Khi tạm ứng của công trình mới được dùng trả nợ cho công trình cũ, mỗi công trình mới lại bắt đầu trong tình trạng đã thiếu — và cái thiếu đó lớn dần.

3. Đang lỡ lấy tiền chỗ nọ đắp chỗ kia rồi thì gỡ thế nào? Đừng nhận thêm công trình mới trong lúc gỡ, vì tiền tạm ứng của nó sẽ làm tình hình trông khá hơn thực tế. Liệt kê từng công trình đang chạy: còn phải thu bao nhiêu, còn phải chi bao nhiêu, âm hay dương. Cái nào âm thì đưa về mốc nghiệm thu gần nhất để thu tiền, rồi tách két từ đó.

Nếu bạn thấy mình trong bài này

Dòng tiền nằm ở cuối một chuỗi: có thị trường của mình, có khách tự tìm đến, tư vấn cho đúng, rồi báo giá và giữ được tiền. Vấp ở khúc cuối thường là vì ba khúc trước chưa vững.

Nếu bạn muốn nghe tôi nói trọn chuyện này từ đầu, tôi có chương trình đào tạo miễn phí Làm Thầu Từ Số 0, hai buổi tối học online qua Zoom, đi hết bốn việc: chọn thị trường của mình, để khách tự tìm đến, ngồi tư vấn cho đúng, rồi báo giá mà vẫn còn lợi nhuận. Mỗi tháng tôi mở ít nhất một kỳ, nội dung làm mới theo đúng chỗ anh em đang vướng. Bạn để lại thông tin ở yes.ngodinhkhuon.vn, có lịch kỳ gần nhất tôi báo bạn.

Nếu bạn muốn bắt tay quay video ngay mà mở điện thoại lên chưa biết nói gì, tôi có Thử thách 28 ngày quay video công trình: giáo án 28 ngày viết sẵn cho người làm nghề, sáng mở ra là biết hôm nay quay gì, kèm 120 kịch bản mẫu. Phí 399.000đ, vào cửa có ngay 1 tháng DuTaFI Pro, đi hết 28 ngày thì được cộng thêm 12 tháng Pro.

Ai muốn đi sâu hơn sau hai buổi đó thì tôi có lớp Thầu Thực Chiến, trong đó có hẳn một buổi dành cho vận hành và kiểm soát dòng tiền — nhưng cứ học miễn phí trước đã.

Đọc thêm

• Quy trình nghiệm thu xây nhà: chủ nhà chưa OK thì chưa xong — cách tôi gắn tạm ứng vào mốc
• Tính lợi nhuận nhà thầu: cách tôi biết mình lời bao nhiêu trước khi bấm gửi

Bài viết là kinh nghiệm cá nhân của tôi trong nghề thi công nhà dân, không phải tư vấn tài chính hay kế toán. Việc hạch toán và thuế của doanh nghiệp bạn nên hỏi người có chuyên môn.

KS. Ngô Đình Khuôn — Kỹ sư xây dựng, người sáng lập Công ty TNHH Xây Dựng HappyHouse. Website ngodinhkhuon.vn · YouTube @ngodinhkhuon · Facebook /ngodinhkhuon66.