“Tới ngày rồi mà chủ nhà chưa chuyển”

Chiều thứ Sáu, giàn giáo mảng cuối vừa tháo xuống, sân còn ngổn ngang cây chống.

Bạn mở hợp đồng ra coi lại: đợt này tới hạn hôm nay. Nhắn cho chủ nhà một tin lịch sự. Tin đã xem. Rồi im.

Tối, chủ nhà gọi lại: “Anh cho tôi coi kỹ mấy chỗ đã, tôi thấy còn vài điểm chưa ưng.”

Bạn ngồi đó, biết rõ mình đã làm tới đâu. Thợ đã đổ, đã tô, đã chờ đủ ngày. Nhưng đem cái biết đó ra nói chuyện thì bằng miệng, mà bằng miệng thì bên nào cũng nói được.

Tôi làm nghề này 10 năm, và cái nút thắt đó tôi thấy lặp lại nhiều lần, ở nhiều anh em. Nó gần như không liên quan tới tay nghề. Nhà làm đẹp vẫn kẹt. Vì thứ đang kẹt không phải chất lượng, mà là chỗ nối giữa công việc và đồng tiền. Hai bên không có cùng một mốc để nhìn.

Chủ nhà cũng không sai. Đứng ở phía họ, chuyển đi một khoản không nhỏ chỉ vì tới ngày trên giấy — trong khi cái họ nhìn thấy ngoài kia là một công trình đang dở — thì ai cũng chần chừ. Họ cần một chỗ để yên tâm, y như bạn cần một chỗ để yên tâm.

Bài này tôi kể cách tôi đang làm cái chỗ nối đó. Gọn lại thì là một quy trình nghiệm thu xây nhà gắn thẳng vào đợt tiền: mỗi mốc có một tờ giấy, chưa có chữ ký của chủ nhà thì coi như mốc đó chưa đóng, và chưa đóng mốc thì chưa tới đợt thu.

Đợt tiền nên gắn vào mốc nghiệm thu, đừng gắn vào cuốn lịch

Hợp đồng nào cũng có phần thanh toán. Khác nhau ở chỗ nó bám vào cái gì.

Bám vào ngày tháng thì gọn: đợt hai ngày mấy, đợt ba ngày mấy. Ký xong ai cũng thấy rõ ràng. Nhưng công trường không chạy theo cuốn lịch. Mưa mấy hôm, xe vật tư về trễ, chủ nhà đổi cái cầu thang — thế là cái ngày ghi trong hợp đồng và cái khối lượng đang có ngoài kia lệch nhau. Lệch cỡ nào thì không ai đo được, nên cuối cùng hai bên thương lượng bằng cảm giác.

Bám vào mốc nghiệm thu thì khác. Làm tới đâu, chủ nhà xác nhận tới đó, thu tới đó. Trễ mưa thì mốc dời theo, không ai phải cãi. Và quan trọng nhất: không bên nào phải tin bên nào bằng miệng nữa. Cái đã xong nằm trên giấy, có chữ ký của cả hai.

Đây là chỗ tôi phải nói thật cho sòng phẳng. Mấy năm đầu ra riêng, tôi thu tiền theo đúng cái lịch in trong hợp đồng, không kèm biên bản nghiệm thu nào hết. Tới ngày là nhắn. Suôn sẻ thì không sao. Nhưng hễ chủ nhà chưa hài lòng một chỗ nào đó là tôi trắng tay về mặt giấy tờ — không có gì để mở ra nói chuyện, chỉ còn cách ngồi giải thích bằng lời, mà lời thì mỗi bên nhớ một kiểu.

Đây là hai cách làm, không phải hai hạng người. Tôi ở cột làm theo bản năng khá lâu, và tôi hiểu vì sao mình ở đó: lúc mới ra riêng, ai cũng sợ bày ra nhiều thủ tục thì khách ngại.

Sau này tôi thấy ngược lại. Chủ nhà không ngại giấy tờ. Họ ngại cái mơ hồ.

Việc làm được ngay: mở lại hợp đồng bạn đang chạy, coi phần thanh toán đang bám vào ngày hay bám vào công việc. Đọc một lượt là biết mình đang đứng ở đâu.

Chia mốc nghiệm thu theo giai đoạn công trình

Mốc phải là thứ đứng ngoài công trình chỉ tay vào được. Không mốc nào nên nằm ở dạng “hoàn thành phần lớn công việc” — câu đó nghe thì xuôi, tới lúc cần thì không ai đo nổi.

Cách tôi đang chia, bạn cứ lấy về sửa cho hợp công trình của mình.

Ký hợp đồng và tạm ứng khởi công. Khoản này để mở công trường: tập kết vật tư đợt đầu, dựng lán, ra quân. Nó không đổi lấy khối lượng nào cả, nên tôi nói thẳng ra như vậy trong hợp đồng, thay vì gọi nó là “đợt một” cho nhập nhằng.

Xong móng. Mốc này dễ nghiệm thu nhất mà lại hay bị làm qua loa nhất, vì lúc đó chủ nhà chưa thấy hình hài gì. Cốt thép, cốt nền, kích thước đài móng — chụp hình đầy đủ trước khi lấp. Lấp rồi thì không ai mở ra coi lại được.

Xong kết cấu từng tầng. Cột, dầm, sàn của tầng nào xong thì đóng mốc tầng đó. Nhà càng nhiều tầng càng nên tách, đừng gộp hết phần thô thành một cục — gộp lại là bạn ôm chi phí quá lâu.

Xong phần thô và xây tô. Mốc này nặng ký, vì phần thô chiếm khoảng 55% tổng chi phí theo cách tôi đang tính. Qua được mốc này coi như quá nửa đường tiền.

Xong từng mảng hoàn thiện. Ốp lát, thiết bị, sơn nước, cửa. Giai đoạn này nhiều tổ đội cùng vào một lúc, dễ dẫm chân nhau, nên tôi thích nghiệm thu theo mảng hơn là theo ngày.

Bàn giao. Mốc cuối, và nó không đóng bằng câu “xong rồi anh” — đóng bằng biên bản bàn giao có danh sách những gì đã kiểm.

Số mốc bao nhiêu thì tùy quy mô, tôi không đưa ra một khuôn cứng. Nguyên tắc duy nhất tôi giữ: mốc nào cũng phải nhìn thấy được, chỉ được, chụp hình được.

Nói luôn mặt dở của cách này, để bạn cân trước khi áp. Chia mốc nhiều thì giấy tờ nhiều, mà mỗi tờ đều cần chủ nhà có mặt. Gặp chủ nhà ở xa, đi công tác suốt, mỗi lần hẹn là một lần chờ, tiền vào chậm hơn cách ghi ngày. Với công trình nhỏ, sửa chữa ngắn ngày, tôi cũng không chia vụn ra làm gì — vài mốc là đủ. Chuyện này không có công thức chung; bạn tự cân theo quy mô và theo chủ nhà của mình.

Biên bản nghiệm thu — tờ giấy làm hai việc cùng lúc

Nghe hai chữ “biên bản” là nhiều anh em thấy nặng nề. Thật ra nó chỉ là một tờ A4.

Trên đó có: mốc nào, ngày nào, hạng mục gồm những gì, ai kiểm, kết luận đạt hay chưa đạt, và mấy tấm hình chụp tại chỗ. Cuối tờ là hai chữ ký. Hết.

Tờ giấy đó làm hai việc cùng lúc, mà tôi nghĩ nhiều khi mình chỉ để ý có một.

Việc thứ nhất, ai cũng thấy: nó mở khóa đợt tiền. Có biên bản thì bạn gửi đề nghị thanh toán, không phải nhắn tin nhắc khéo rồi hồi hộp chờ.

Việc thứ hai mới là cái tôi quý hơn: nó đóng lại một giai đoạn. Chủ nhà đã ký nghiệm thu phần thô thì sau này quay lại bàn chuyện phần thô, hai bên có cùng một điểm gốc để nói. Không có tờ giấy đó, mọi thứ trôi lơ lửng tới tận lúc bàn giao — và tới lúc bàn giao thì cả căn nhà dồn lại thành một cuộc nói chuyện dài, ai cũng mệt.

Câu tôi đưa vào hợp đồng, viết đúng cái ý của nó: mốc chỉ được coi là hoàn thành khi chủ nhà xác nhận đạt bằng văn bản. Nghe hơi cứng, nhưng nó che cho cả hai. Chủ nhà biết mình có quyền coi kỹ trước khi trả. Còn tôi biết một khi đã ký thì phần đó khép lại thật.

Đừng để việc ký biên bản dồn vào cuối tháng cho tiện. Ký ngay tại công trình, ngay hôm nghiệm thu, lúc mọi thứ còn sờ được. Chậm vài hôm là ký trên trí nhớ, mà trí nhớ thì hai bên không bao giờ khớp.

Chỗ chưa ưng thì ghi ra và hẹn ngày, đừng để nó trôi

Đây là khúc tôi thấy dễ hụt nhất, và nó gây thiệt nhiều hơn mình tưởng.

Chủ nhà đi kiểm, chỉ ra ba chỗ chưa ưng. Bạn gật, nói để tôi cho thợ dặm lại. Rồi tuần sau công trường bận, quên hai chỗ. Chủ nhà không quên. Tới mốc sau, cái danh sách chưa xong đó quay lại, cộng thêm mấy chỗ mới. Càng về cuối càng dài. Tới lúc bàn giao thì nó thành một cục.

Cách gỡ nhẹ hơn nhiều so với vẻ ngoài của nó: ghi ngay lên biên bản.

Tờ biên bản của tôi có một mục riêng cho phần chưa đạt. Ghi rõ chỗ nào, sửa cái gì, hẹn ngày nào xong, ai làm. Chủ nhà ký nghiệm thu phần đạt, còn phần chưa đạt nằm ở mục dưới với một cái hẹn cụ thể.

Làm vậy được ba thứ. Đợt tiền không bị treo trọn vì mấy chỗ nhỏ, phần đã đạt vẫn chạy. Danh sách tồn đọng không phình lên, vì mỗi mốc nó được dọn một lần. Và chủ nhà thấy bạn không né: cái chưa được thì viết ra chứ không lờ, cái đó xây được lòng tin hơn mọi lời hứa suông.

Có hôm dặm xong tôi chụp một tấm hình gửi qua, kèm đúng một dòng: mục này đã xử lý ngày mấy. Nhỏ vậy thôi, mà tới lúc bàn giao không ai phải lục lại trí nhớ.

Thu theo mốc thì chi cũng phải theo mốc

Nghiệm thu với chủ nhà mới là một đầu. Đầu còn lại nằm ở phía trong, và hai đầu phải cân nhau.

Bạn nghiệm thu với chủ nhà để thu tiền vào. Nhưng bạn cũng phải nghiệm thu với tổ đội, với thầu phụ, trước khi chi tiền ra. Nếu bên ngoài thu theo mốc mà bên trong chi theo cảm tính — ai hỏi cũng ứng, ai nói xong cũng tin — thì tiền ra luôn nhanh hơn tiền vào. Kẹt sinh ra từ khoảng lệch đó chứ không phải từ chuyện lời lỗ.

Nên phía tổ đội và thầu phụ tôi cũng dựng một cơ chế tạm ứng rành mạch y vậy: ứng bao nhiêu, ứng lúc nào, khối lượng nghiệm thu tới đâu thì thanh toán tới đó. Giấy giao nhận tiền phải có, dù là chi cho anh thợ quen đã làm với mình từ lâu. Chỗ này tôi giữ kỹ, vì theo tôi chọn tổ đội quyết định 90% thành bại công trình — mà một cái quyết định nặng ký như vậy thì nên đứng trên giấy tờ sòng phẳng, chứ không đứng trên nể nang. Sòng phẳng không làm mất tình nghĩa. Nó giữ tình nghĩa lại được lâu hơn.

Kèm theo đó là một kỷ luật tôi giữ cứng: tiền của công trình nào ở lại công trình đó. Lấy khoản vừa thu của căn này đắp cho căn kia là chỗ dễ đứt gãy nhất, và nó êm ru cho tới lúc không còn êm. Muốn giữ được thì cách đơn giản nhất là mỗi công trình một dòng thu chi riêng, ghi từng khoản, ngày nào ghi ngày đó. Cuốn sổ hay cái file đều được, miễn là đừng gộp chung.

Còn một mốc nữa đứng sau cùng: phần bảo hành. Tôi luôn giữ lại một khoản cuối, chỉ thanh toán sau khi chạy thử và bàn giao ổn định. Chuyện đó công bằng cho chủ nhà, vì họ cần một khoảng đệm để yên tâm. Cam kết tôi đang áp dụng là bảo hành 24 tháng, riêng kết cấu phần thô 15 năm. Đưa hẳn con số vào hợp đồng ngay từ đầu thì lúc bàn giao không phải bàn lại.

Còn chuyện tính khối lượng và giá cho từng mốc, tôi làm bằng công cụ tự dựng là DuTaFI cho đỡ mất buổi. Nói trước cái giới hạn: nó không đọc bản vẽ thay bạn, mình vẫn phải khai tay từng bước, khai sai thì ra sai. Bản Free đủ dùng cho công trình dưới 1 tỷ, lưu 5 dự án và vẫn xuất PDF. Pro 199.000đ/tháng nếu muốn gắn logo công ty lên tờ báo giá. Premium 399.000đ/tháng cho ai cần sửa giá vật tư lưu theo tài khoản và xuất Excel.

Ba câu anh em hay hỏi tôi về nghiệm thu và tạm ứng

1. Quy trình nghiệm thu xây nhà nên chia mấy đợt là hợp lý? Tôi không có con số chuẩn cho mọi công trình. Nguyên tắc là mỗi đợt phải úp đúng một mốc nhìn thấy được: xong móng, xong kết cấu tầng, xong phần thô, xong từng mảng hoàn thiện, bàn giao. Nhà nhiều tầng thì tách nhỏ ra để bạn không phải ôm chi phí quá lâu. Công trình nhỏ thì gộp bớt cho đỡ mất công hẹn.

2. Chủ nhà không chịu ký biên bản nghiệm thu thì sao? Trước hết hỏi cho ra họ vướng chỗ nào, rồi ghi đúng chỗ đó vào mục chưa đạt kèm ngày hẹn sửa, và ký nghiệm thu phần đã đạt. Theo tôi thấy, phần lớn trường hợp không phải họ không muốn ký — họ chỉ chưa yên tâm về một điểm mà chưa ai viết nó ra.

3. Có nên ghi ngày tháng trong điều khoản thanh toán không? Ghi thì được, nhưng để tham chiếu thôi. Cái mở khóa đợt tiền nên là biên bản nghiệm thu, không phải tờ lịch. Công trường chạy theo thời tiết và vật tư, còn cuốn lịch thì không.

Việc làm được ngay chiều nay: soạn một tờ biên bản nghiệm thu mẫu cho công trình đang chạy — mốc, hạng mục, kết luận, mục chưa đạt kèm ngày hẹn, hai chữ ký — rồi đem ra dùng ở mốc gần nhất.

Còn một thứ nữa bạn dùng được ngay mà không tốn đồng nào. Khóa Chủ Nhà Thông Thái ở chunhathongthai.com tôi quay cho gia đình sắp xây nhà, hiện đang mở sẵn 21 video cho học miễn phí, không thu phí, không cần thẻ. Trong đó có bài nói lúc nhận nhà cần coi lại những gì và hồ sơ bàn giao gồm cái gì. Chủ nhà biết trước một mốc nghiệm thu gồm những gì thì lịch tạm ứng của bạn chạy trơn hơn, vì hai bên chốt cùng một danh sách.

Nếu bạn muốn bắt tay quay video ngay mà mở điện thoại lên chưa biết nói gì, tôi có Thử thách 28 ngày quay video công trình: giáo án 28 ngày viết sẵn cho người làm nghề, sáng mở ra là biết hôm nay quay gì, kèm 120 kịch bản mẫu. Phí 399.000đ, vào cửa có ngay 1 tháng DuTaFI Pro, đi hết 28 ngày thì được cộng thêm 12 tháng Pro.

Nếu bạn muốn có người ngồi cùng dựng trọn bộ, tôi có lớp “Thầu Thực Chiến”, 8 buổi tập trung qua Zoom (học trực tuyến qua video), khoảng một tháng, học phí 12.868.000đ. Buổi 6 làm file kiểm soát thu chi và chuẩn hóa giấy tờ giao nhận tiền; Buổi 7 làm cơ chế tạm ứng, nghiệm thu và quản trị thầu phụ. Hết khóa vẫn còn 90 ngày tôi đi cùng bạn ra công trình thật, mỗi tháng thêm một phiên riêng 1-1 dài 45 phút, và bạn được trao trọn bộ hợp đồng mẫu. Tôi không hứa bạn sẽ có khách hay tăng thu nhập — cái đó không ai hứa được.

👉 Xem chi tiết và giữ chỗ khóa Thầu Thực Chiến tại đây.

Còn bạn, đợt thanh toán gần nhất của bạn mở khóa bằng cái gì? Kể tôi nghe ở phần bình luận.

Đừng thu tiền bằng cuốn lịch. Thu bằng chữ ký.

Đọc thêm

• Chủ nhà đổi ý liên tục: tính phát sinh sao cho hai bên đều vui
• Chọn tổ đội thi công: tôi chọn thế nào

KS. Ngô Đình Khuôn — Kỹ sư xây dựng, người sáng lập Công ty TNHH Xây Dựng HappyHouse. 10 năm trực tiếp làm nghề, hơn 200 chủ nhà đã đồng hành. Theo học ngành xây dựng năm 2012, ra trường 2016, năm 2022 nhận thi công trọn gói, năm 2023 lập HappyHouse. Website ngodinhkhuon.vn · YouTube @ngodinhkhuon · Facebook /ngodinhkhuon66.