Phát sinh không đáng sợ. Cãi nhau vì phát sinh mới đáng sợ

Có một buổi sáng mà anh em làm thầu ai cũng gặp một lần.

Máy đào vừa xuống được vài nhát, đất lên không giống cái bạn hình dung tối qua. Anh thợ chính đứng dưới hố ngước lên, chờ một câu. Bạn rút điện thoại ra, ngón tay để trên tên chủ nhà, rồi dừng lại. Không phải vì không biết nói gì. Vì bạn biết câu sau của họ chắc chắn là: “Vậy ai chịu khoản này?”

Và bạn không có sẵn câu trả lời nằm trong giấy tờ.

Xây nhà thì phát sinh là chuyện thường, vì mình chốt giá cho một thứ chưa tồn tại. Nhưng cái làm mất lòng nhau hiếm khi là bản thân khoản tiền. Nó là chuyện khoản đó xuất hiện đột ngột, không ai nhắc trước, và rơi xuống giữa lúc hai bên đang vui vẻ.

Chi phí dự phòng xây nhà sinh ra đúng để đỡ cú rơi đó. Nó là dòng hay bị bỏ trống nhất trên tờ báo giá — trong khi nó lại là dòng giữ cho bạn cái đầu lạnh vào buổi sáng máy đào xuống đất.

Dự phòng không phải khoản ăn gian khách

Chỗ kẹt lớn nhất nằm trong đầu người làm nghề, trước khi kẹt ở chủ nhà.

Nhiều anh em không dám ghi dòng dự phòng vì sợ chủ nhà nghĩ mình cộng thêm cho dày. Sợ con số tổng nhìn cao hơn nhà bên cạnh. Sợ mất kèo vì đúng cái dòng mình thêm vào cho tử tế.

Chỗ này chính tôi từng vướng. Tôi làm nghề này mười năm, và có mấy năm đầu tờ báo giá tôi gửi đi không có lấy một dòng dự phòng nào — sạch sẽ, gọn gàng, dễ nhìn. Gặp phát sinh thì tôi móc tiền túi ra đắp cho êm chuyện, tưởng vậy là giữ chữ tín. Thật ra tôi đang lấy phần lời của công trình này mua sự dễ chịu tạm thời, và tôi làm nhiều lần trước khi chịu nhìn thẳng vào nó.

Cách tôi nghĩ bây giờ khác hẳn. Dự phòng không phải khoản mình ăn thêm. Nó là khoản mua sự bình tĩnh cho cả hai bên.

Có nó, buổi sáng hố móng khác dự kiến thành một việc kỹ thuật: đo lại, tính lại, trừ vào dòng đã thỏa thuận, báo chủ nhà một câu. Không có nó, đúng buổi sáng đó thành một cuộc thương lượng cảm tính giữa hai người đang mệt. Một bên thấy mình bị đội tiền. Một bên thấy mình gánh không công. Cùng một sự việc, hai kết cục, chỉ vì trước đó có hay không có một dòng chữ.

Nói cho đủ: dự phòng không làm rủi ro biến mất. Nền đất vẫn vậy, giá thép vẫn nhảy, trời vẫn mưa. Nó chỉ cho rủi ro một chỗ đứng có tên, thay vì rơi tự do vào túi một trong hai người.

Và có một điều tôi muốn nói thẳng, đây là cách tôi làm: khoản chưa dùng tới thì quyết toán trả lại chủ nhà, chứ không mặc định thành phần lời của mình. Dự phòng là quỹ, không phải phí. Giữ đúng tinh thần đó thì bạn ghi nó lên giấy mà lòng không gợn.

Bốn chỗ tiền hay rò ra mà tờ báo giá không có dòng nào

Muốn trích lập dự phòng cho ra hồn thì phải biết mình đang phòng cái gì. Bốn chỗ này tôi thấy đi thấy lại.

Nền đất khác dự kiến khi đào móng. Thứ nằm dưới chân công trình là thứ bạn không nhìn thấy lúc báo giá. Bản vẽ nói một đằng, đất nói một nẻo — gặp nền yếu hơn tưởng, gặp mạch nước, gặp nền cũ chưa dọn sạch. Phần móng lại là phần khó co giãn nhất, mà nó nằm trong phần thô — phần chiếm khoảng 55% tổng chi phí theo cách tôi đang tính. Rò ở đây rò nặng.

Giá vật tư biến động giữa chừng. Bạn chốt giá hôm nay, thi công kéo dài nhiều tháng. Thép, xi măng, gạch không hứa đứng yên chờ bạn.

Chủ nhà chọn vật tư cao cấp hơn mức đã báo. Chuyện này rất bình thường và rất người. Đi coi mẫu gạch, thấy viên đẹp hơn, thích. Ra tiệm cửa, thấy bộ dày dặn hơn, muốn. Không ai sai cả. Chỉ là hợp đồng không có sẵn cách tính phần chênh thì cái sự thích đó thành một cuộc trao đổi khó xử ở giữa công trình.

Thời tiết kéo dài tiến độ. Mưa dài ngày là chi phí thật, không phải chuyện xui. Nhân công chờ việc, máy thuê tính theo thời gian, tiến độ trượt kéo mọi thứ trượt theo.

Ngoài bốn chỗ đó còn một khoản âm thầm hơn: hao hụt vật tư. Riêng gạch, theo cách tôi tính, hao 10–15% do cắt, do vỡ, do chừa ron — con số chỉ mang tính minh họa, bạn phải đối chiếu với thực tế nơi mình thi công. Nhưng hao hụt khác bốn chỗ trên ở một điểm: nó chắc chắn xảy ra. Nên nó nằm trong khối lượng ngay từ đầu, không nằm trong dự phòng. Lẫn hai thứ là ăn mất quỹ dự phòng trước khi công trình kịp gặp rủi ro thật.

Việc làm được ngay: lấy công trình bạn đang chuẩn bị chào, viết ra bốn dòng trên, mỗi dòng một câu — căn này rủi ro ở đó cao hay thấp. Chưa cần con số.

Trích bao nhiêu, và trích ở đâu trong bảng

Câu anh em hỏi tôi nhiều nhất là con số.

Theo cách tôi đang làm, dự phòng nằm khoảng 8–12%. Con số này chỉ mang tính minh họa, thay đổi theo khu vực, theo thời điểm và theo từng công trình — bạn phải cân lại theo đơn giá và điều kiện thi công của mình, đừng bê nguyên.

Cái quan trọng hơn con số là cách chọn. Đừng lấy một mức cố định rồi dán lên mọi công trình. Bốn chỗ rò ở trên chính là cái thước. Căn nào nền đất mù mờ, tiến độ dài, chủ nhà còn phân vân nhiều về vật tư hoàn thiện — nghiêng cận trên. Căn nào đất rõ, chủng loại đã chốt tới từng thứ, thi công gọn — nghiêng cận dưới. Đặt có lý do thì bạn bảo vệ được nó trước mặt chủ nhà; đặt cho có thì bạn sẽ tự bỏ nó ra ngay khi khách trả giá.

Còn chuyện đặt ở đâu trong bảng, tôi có một quan điểm rõ: để nó thành một dòng riêng, đừng giấu vào đơn giá.

Giấu vào đơn giá thì tiện thật. Tờ báo giá nhìn gọn, khỏi giải thích. Nhưng bạn mất hai thứ. Thứ nhất, đơn giá từng hạng mục nhìn cao hơn mặt bằng mà không giải thích được vì sao — lúc chủ nhà mang đi so kè, bạn thua ở đúng chỗ mình tử tế. Thứ hai, nặng hơn: khi phát sinh xảy ra, bạn không chỉ được vào đâu để nói “khoản này mình đã lường trước rồi, nó nằm ở đây”. Quỹ vô hình thì không đỡ cho bạn được câu nào lúc cần nhất.

Cũng phải nói luôn cái giá của cách này: để riêng một dòng thì con số tổng nhìn cao hơn, và có lúc bạn mất kèo vì đúng dòng đó. Tôi vẫn chọn để riêng, nhưng đó là lựa chọn của tôi, không phải luật.

Dự phòng còn dính chặt vào biên độ lợi nhuận, và hai thứ này gộp làm một là hỏng. Lợi nhuận là phần công bạn làm ra. Dự phòng là phần bạn giữ hộ rủi ro. Trộn chung thì mỗi lần phát sinh, cái bị bào mòn là tiền công của bạn, mà bạn không thấy nó đang mòn. Muốn tách, bạn phải thấy con số lời của mình trước khi bấm gửi — chứ không phải sau khi bàn giao, lúc ngồi cộng lại sổ sách và không sửa được gì nữa.

Chỗ này tôi làm nhẹ bớt bằng một công cụ tự dựng, gọi là DuTaFI. Nó có ô tính lợi nhuận riêng, nên bạn thấy mình còn lời bao nhiêu ngay tại bàn, và cân dự phòng với lợi nhuận như hai con số tách bạch thay vì đoán. Nói luôn cái giới hạn: nó không đọc bản vẽ thay bạn, mình phải tự khai từng bước, khai sai thì nó ra sai. Bản Free dùng cho công trình dưới 1 tỷ, lưu 5 dự án, vẫn xuất PDF; Pro 199.000đ/tháng gắn được logo và tên công ty lên báo giá; Premium 399.000đ/tháng cho ai cần sửa giá vật tư lưu theo tài khoản và xuất Excel. Hợp thì lấy dùng, không hợp thì thôi.

Nói khoản dự phòng thế nào để chủ nhà gật đầu

Ghi được dòng đó lên báo giá mới là một nửa. Nửa kia là mở miệng nói về nó, sớm, lúc hai bên còn vui.

Nói lúc chào giá, đừng nói lúc phát sinh. Cùng một nội dung, nói trước là sự cẩn thận, nói sau là sự đòi hỏi. Không có cách diễn đạt nào cứu được thời điểm sai.

Gọi tên rủi ro cụ thể. Đừng nói “để phòng phát sinh” chung chung — chung chung nghe như xin thêm. Chỉ vào bản vẽ mà nói: chỗ này là móng, dưới đất mình chưa nhìn thấy được; đoạn này là thép, thi công kéo mấy tháng, giá có thể đổi. Chủ nhà không ngại con số, họ ngại con số không có lý do.

Thứ ba, và câu này đổi hẳn không khí: nói rõ đây là quỹ, không phải phí của mình, phần không dùng tới thì quyết toán trả lại, có chứng từ đàng hoàng. Người ta gật đầu dễ hơn với một khoản mà họ biết mình vẫn còn quyền trên đó. Kèm theo là cái lợi của chính họ: gặp chuyện thì thợ vẫn làm tiếp, không dừng công trình giữa chừng để chờ hai bên bàn tiền.

Còn nếu chủ nhà vẫn muốn bỏ dòng đó ra cho tổng số đẹp hơn, bạn cứ nói thẳng và ôn hòa: bỏ cũng được, nhưng khi đó mọi phát sinh sẽ tính riêng theo thực tế tại thời điểm xảy ra. Không dọa, không giận. Hai lựa chọn có hệ quả khác nhau, và họ có quyền chọn.

Nửa còn lại: chốt hạng mục phát sinh trước khi thi công

Dự phòng lo phần tiền. Còn phần khiến hai bên mất lòng nhau thì phải lo bằng thỏa thuận, và phải lo trước.

Nguyên tắc tôi giữ: làm rõ hạng mục phát sinh trước khi thi công, không đợi làm rồi mới nói. Cụ thể là mấy dòng này, ghi vào hợp đồng ngay từ đầu.

Cái gì được tính là phát sinh, cái gì nằm trong phạm vi đã báo. Phần chênh khi chủ nhà chọn vật tư cao cấp hơn thì tính cách nào — chênh vật tư, có chênh công không, ai đi mua. Ngưỡng nào chỉ cần báo một câu, ngưỡng nào phải chốt bằng văn bản. Và ai có quyền gật đầu cho một khoản phát sinh — chuyện nhìn nhỏ, nhưng ở nhiều công trình, người quyết và người có mặt ở công trường không phải một người.

Mấy dòng đó không dài. Viết một lần, dùng lại mãi. Đổi lại, mỗi lần có chuyện, bạn với chủ nhà đọc lại giấy chứ không tranh nhau ký ức.

Cách tính phát sinh cũng nên đặt sao cho hai bên đều thấy được: minh bạch vật tư, minh bạch phần công, chủ nhà nhìn là hiểu tiền đi đâu. Khi họ hiểu, khoản phát sinh thôi là chuyện mất lòng — và đó là thứ giữ cho họ giới thiệu bạn cho người tiếp theo.

Việc làm được ngay: mở bản hợp đồng bạn đang dùng, dò xem đã có mấy dòng đó chưa. Chưa có thì viết bổ sung, chiều nay là xong.

Ba câu anh em hay hỏi tôi về chi phí dự phòng

1. Trích lập dự phòng bao nhiêu là hợp lý? Theo cách tôi đang làm là khoảng 8–12%, con số chỉ mang tính minh họa, thay đổi theo khu vực, thời điểm, từng công trình. Cách chọn quan trọng hơn con số: nền đất mù mờ, tiến độ dài, vật tư hoàn thiện chưa chốt thì nghiêng cận trên; căn nào rõ ràng gọn gàng thì nghiêng cận dưới.

2. Có nên giấu dự phòng vào đơn giá cho báo giá đỡ bị soi không? Tôi không làm vậy. Giấu vào đơn giá thì đơn giá nhìn cao hơn mặt bằng mà không giải thích được, và lúc phát sinh bạn không chỉ được vào đâu để nói khoản này đã lường trước. Để riêng một dòng, nói rõ đây là quỹ, phần không dùng thì quyết toán lại.

3. Hao hụt vật tư có tính vào dự phòng không? Không nên. Hao hụt chắc chắn xảy ra — riêng gạch tôi tính hao 10–15%, con số chỉ mang tính minh họa — nên nó nằm trong khối lượng ngay từ đầu. Dự phòng dành cho cái chưa chắc xảy ra. Gộp chung là quỹ bị ăn hết trước khi công trình gặp rủi ro thật.

Việc làm được ngay chiều nay: mở lại tờ báo giá gần nhất bạn gửi đi, tìm xem có dòng dự phòng không, và nếu có thì bạn dựa vào đâu để đặt mức đó.

Còn một thứ nữa bạn dùng được ngay mà không tốn đồng nào. Khóa Chủ Nhà Thông Thái ở chunhathongthai.com tôi quay cho gia đình sắp xây nhà, hiện đang mở sẵn 21 video cho học miễn phí, không thu phí, không cần thẻ. Trong đó có bài nói riêng chuyện tiền của chủ nhà đang đi đâu và vì sao con số cuối cùng hay đội hơn con số ban đầu. Chủ nhà hiểu trước chuyện đó thì khoản dự phòng bạn ghi trong báo giá không còn bị nhìn như một khoản vẽ thêm cho đủ tiền.

Nếu bạn muốn bắt tay quay video ngay mà mở điện thoại lên chưa biết nói gì, tôi có Thử thách 28 ngày quay video công trình: giáo án 28 ngày viết sẵn cho người làm nghề, sáng mở ra là biết hôm nay quay gì, kèm 120 kịch bản mẫu. Phí 399.000đ, vào cửa có ngay 1 tháng DuTaFI Pro, đi hết 28 ngày thì được cộng thêm 12 tháng Pro.

Nếu bạn muốn có người ngồi cùng làm một bộ báo giá từ đầu tới cuối, tôi có lớp “Thầu Thực Chiến”, 8 buổi tập trung qua Zoom (học trực tuyến qua video); riêng Buổi 5 dành trọn cho báo giá lợi nhuận — cân biên độ lợi nhuận, trích lập dự phòng, quản trị phát sinh, và trao bộ hợp đồng mẫu để bạn ghi mấy dòng ở trên vào cho đúng. Học phí 12.868.000đ. Hết 8 buổi vẫn còn 90 ngày tôi đi cùng bạn ra công trình thật, mỗi tháng thêm một phiên riêng 1-1 dài 45 phút để gỡ đúng chỗ bạn đang vướng. Tôi không hứa bạn sẽ có khách hay tăng thu nhập — cái đó không ai hứa được.

👉 Xem chi tiết và giữ chỗ khóa Thầu Thực Chiến tại đây.

Báo giá gần nhất của bạn có dòng đó không? Kể tôi nghe ở phần bình luận.

Rủi ro thì bạn không chọn được. Chỗ nó rơi xuống thì có.

Đọc thêm

• Biết mình lời bao nhiêu trước khi bấm gửi báo giá
• Vì sao tôi không dạy báo giá theo mét vuông cho người làm nghề

KS. Ngô Đình Khuôn — Kỹ sư xây dựng, người sáng lập Công ty TNHH Xây Dựng HappyHouse. 10 năm trực tiếp làm nghề, hơn 200 chủ nhà đã đồng hành. Theo học ngành xây dựng năm 2012, ra trường 2016, năm 2022 nhận thi công trọn gói, năm 2023 lập HappyHouse. Website ngodinhkhuon.vn · YouTube @ngodinhkhuon · Facebook /ngodinhkhuon66.