“Giá thì em thấy được rồi, nhưng để em suy nghĩ thêm”

Câu đó bạn nghe bao nhiêu lần rồi?

Tôi thì nghe đủ nhiều để thuộc lòng cái nhịp của nó. Gửi báo giá buổi tối. Sáng hôm sau chủ nhà đọc, trả lời một câu lịch sự, rồi im. Ba ngày. Một tuần. Mình ngồi đoán: tại giá mắc chăng, hay bên kia rẻ hơn.

Phản xạ đầu tiên khi bí là bớt xuống một chút. Bớt rồi vẫn im.

Nên chuyện có lẽ không nằm ở con số. Chủ nhà im vì cầm tờ báo giá trong tay mà chưa hình dung được rốt cuộc mình sẽ nhận về cái gì. Con số đó là bao nhiêu viên gạch, loại nào, cửa gì, sơn mấy nước, ai chịu phần nào, làm xong hư thì ai sửa. Trong đầu họ, tất cả những thứ đó vẫn còn là một đám sương.

Người ta không ký một con số. Người ta ký cái mà họ nhìn thấy được.

Và cái để nhìn thấy được thì có hai tờ: bảng vật tư mẫu và hợp đồng mẫu.

Chỗ tôi từng làm chưa tới: chốt bằng lời nói và một con số

Đây là chỗ tôi phải nói thật, không thì bài này thành sáo.

Hồi mới nhận thi công trọn gói, tôi hay chốt kèo bằng miệng. Ngồi với chủ nhà, cà phê, nói chuyện hợp. Thống nhất một con số. Bắt tay. Cả hai đứng dậy đều thấy vui, thấy hiểu nhau.

Rồi tới lúc thi công. Mỗi bên nhớ một kiểu.

Tôi nhớ mình nói chủng loại gạch tầm này, họ nhớ tôi gật khi nhắc tới loại thấy ở nhà người quen. Tôi nhớ phần sân để riêng, họ nhớ “trọn gói thì tính hết chứ anh”. Không ai nói dối cả. Chỉ là hai cái đầu người, cách nhau mấy tuần, nhớ hai bản khác nhau của cùng một buổi cà phê.

Nó không kết thúc bằng thảm họa gì. Nó kết thúc bằng mấy buổi nói chuyện mệt mỏi, và một chút gượng gạo còn đọng lại tới ngày bàn giao.

Bài học tôi rút ra không phải “đừng tin ai”. Mà là: trí nhớ không phải công cụ làm việc. Giấy mới là.

Từ đó tôi nghĩ khác về chuyện chủ nhà chần chừ. Không hẳn họ nghi mình. Họ đang phải gật đầu với một thứ mà chính họ cũng chưa thấy hình. Cho họ thấy hình đi, phần lớn cái chần chừ tan.

Bảng vật tư mẫu: chỗ để chủ nhà nhìn thấy căn nhà của họ

Bảng vật tư mẫu là danh sách những thứ sẽ có mặt trong căn nhà, ghi rõ tới mức chủ nhà đọc là hình dung được.

Nó không phải bảng bóc khối lượng. Bóc khối lượng là để bạn tính. Bảng vật tư là để họ thấy.

Tôi làm nghề này mười năm, và đây là tờ giấy tôi sửa đi sửa lại nhiều nhất. Cấu trúc hiện tại, bạn cứ lấy về xài thử.

Từng nhóm, từng chủng loại, từng mức. Gạch lát nền và gạch ốp: kích thước, mức nào. Cửa: cửa chính, cửa phòng, cửa vệ sinh — vật liệu gì, hệ gì, phụ kiện đi kèm. Thiết bị vệ sinh: liệt kê đủ bộ, không ghi chung chung “thiết bị vệ sinh đầy đủ”. Sơn: sơn trong, sơn ngoài, mấy nước, có bả hay không. Mỗi dòng một thứ, đọc là ra hình.

Mức thay thế tương đương. Đây là phần nhiều anh em bỏ, mà tôi thấy nó đỡ cho mình nhiều nhất. Cạnh mỗi thứ, ghi thêm một hai lựa chọn cùng mức. Lý do rất thực tế: hàng có thể hết, mẫu có thể ngưng sản xuất. Có sẵn dòng “hoặc tương đương cùng mức” từ đầu thì lúc đó bạn chỉ cần báo, không phải đi xin.

Chọn cao hơn thì phần chênh tính thế nào. Ghi ngay trong bảng, một dòng thôi: nếu chủ nhà chọn chủng loại cao hơn mức đã ghi, phần chênh bằng giá thực tế trừ đi mức đã có trong báo giá, chốt trước khi đặt hàng. Không có câu đó thì mỗi lần chủ nhà đi cửa hàng về là một lần bạn giải thích lại từ đầu.

Vì sao bảng này đáng công? Vì tiền nằm ở đó. Theo cách tôi đang làm, phần thô chiếm khoảng 55% tổng chi phí — gần một nửa còn lại nằm ở hoàn thiện, phần co giãn dữ nhất. Cùng một mét vuông sàn, viên gạch chênh nhau mấy lần là chuyện thường. Cái cửa cũng vậy. Bạn không viết rõ mức, chủ nhà sẽ mặc định mức trong đầu họ — mà mức đó hầu như luôn cao hơn mức trong báo giá của mình.

Thêm một thứ nên ghi luôn cho phải phép: gạch còn hao hụt 10–15% do cắt, do vỡ, do chừa ron — con số này chỉ mang tính minh họa theo cách tôi tính, thay đổi theo khu vực và thời điểm; bạn đối chiếu lại với nơi mình thi công. Chủ nhà biết trước chuyện hao hụt thì lúc thấy đống gạch vỡ ngoài sân họ không giật mình.

Tác dụng phụ tôi thích nhất: có bảng này, câu chuyện đổi giọng. Từ “sao mắc vậy anh” thành “cái này là loại gì vậy anh”. Câu sau bạn trả lời được. Câu trước thì không.

Hợp đồng xây nhà trọn gói: bốn khoản làm nên phần xương

Hợp đồng dài ngắn tùy người, nhưng có bốn khoản mà thiếu là hụt xương.

Một, phạm vi công việc. Làm tới đâu, và không làm cái gì. Phần “không làm” quan trọng ngang phần “làm”. Hàng rào, sân, cổng, bể nước, hố ga, lan can, mái che — không nằm trong diện tích sàn nhưng ngốn vật tư và ngày công thật. Có trong gói hay không, viết ra. Điện nước tới mức nào, phần nào chủ nhà tự lo, cũng viết ra. Chữ “trọn gói” là chữ dễ hiểu lệch nhất trong nghề mình, vì mỗi người hiểu một biên khác nhau.

Hai, mốc nghiệm thu và thanh toán. Gắn tiền vào việc, đừng gắn tiền vào ngày. Xong móng thì nghiệm thu rồi thanh toán đợt; xong phần thô, lại vậy. Nghiệm thu ở đây phải là nghiệm thu thật: hai bên cùng đi, cùng ký, chủ nhà nói OK thì mới qua đợt sau. Nghe khô khan, nhưng mỗi chữ ký là một lần chủ nhà xác nhận tới đây họ hài lòng. Sau này có gì, không ai phải nhớ lại bằng miệng.

Ba, cách xử lý phát sinh. Đây là khoản đắt nhất trong cả bản hợp đồng, cũng là khoản hay bị viết qua loa nhất. Nguyên tắc tôi giữ: mọi hạng mục phát sinh phải được làm rõ và chốt giá trước khi thi công, không phải đổ xong rồi mới nói. Ghi rõ ai xác nhận, xác nhận bằng hình thức gì, phần chênh tính ra sao. Cái hay của việc viết trước là nó biến chuyện phát sinh từ một cuộc cãi nhau thành một thủ tục. Chủ nhà đổi ý — ai xây nhà mà không đổi ý — thì hai bên mở hợp đồng ra, làm theo quy trình đã ký. Không ai phải thắng ai.

Bốn, bảo hành. Mức tôi đang áp dụng là bảo hành 24 tháng, riêng kết cấu phần thô 15 năm. Viết rõ bảo hành cái gì, không bảo hành cái gì, bao lâu thì mình có mặt kể từ lúc chủ nhà báo. Khoản này nhìn như phần mình cho đi. Theo tôi nó lại là chỗ chủ nhà thấy yên tâm nhất. Một người sắp bỏ ra số tiền lớn nhất đời họ đang lo nhất điều gì? Lo mình làm xong rồi biến mất. Con số 15 năm nằm đó trả lời đúng nỗi lo đó, không cần nói thêm lời nào.

Nên có thêm mấy dòng về tiến độ và điều kiện bàn giao nữa. Nhưng bốn cái trên là xương.

Và nói cho hết một ý: tôi là kỹ sư, không phải luật sư. Bốn khoản trên là bộ khung làm việc, giúp hai bên hiểu giống nhau chứ không thay được phần pháp lý. Giá trị hợp đồng lớn, hoặc công trình có điều kiện riêng, thì nên nhờ người có chuyên môn pháp lý rà lại trước khi ký. Mẫu lấy chỗ khác cũng vậy — chép về mà không đọc kỹ thì có khi còn rối hơn.

Minh bạch là để hai bên cùng nhẹ, không phải để trói khách

Có một hiểu lầm tôi muốn gỡ: rằng hợp đồng chặt là để phòng thủ, để lỡ có chuyện thì mình cầm giấy mà nói.

Theo tôi thì ngược lại. Hợp đồng chặt là để đừng có chuyện.

Bạn thử nhìn từ phía bên kia. Chủ nhà không đọc hợp đồng như đọc một cái bẫy. Họ đọc như đọc bản mô tả tương lai của mình. Mỗi khoản rõ ràng là một chỗ trong đầu họ được lấp đầy: à, đợt này mình trả tiền; à, đổi ý thì làm theo cách này; à, hư thì gọi ai. Càng ít chỗ trống, họ càng dễ gật.

Cho nên tờ hợp đồng rõ ràng thực ra đỡ cho họ nhiều hơn đỡ cho mình. Chỗ dễ gật nằm đúng ở đó. Người ta trả tiền cho sự yên tâm, mà yên tâm thì không tới từ lời hứa, nó tới từ chi tiết.

Còn phía mình được gì? Khi mọi thứ nằm trên giấy, bạn không phải làm người xấu. Không phải nhắc khéo, không phải giận, không phải nuốt phần chênh cho xong chuyện. Chỉ mở tờ giấy ra, chỉ vào dòng đã ký, rồi cùng làm theo. Quan hệ giữ được. Mà chủ nhà cũ còn quý mình mới thành người giới thiệu công trình mới — nguồn khách tốt nhất, ai làm nghề đủ lâu đều biết.

Nói cho công bằng, đây là hai cách làm, không phải hai hạng người. Chốt bằng lời nói không phải là dở. Nó nhanh, nó tình cảm, và với công trình nhỏ của người quen thì nhiều khi nó chạy êm. Tôi ở cột đó mấy năm. Chỉ là nó không mở rộng được. Tới căn thứ ba, thứ tư chạy song song, cái đầu bạn không còn chỗ chứa nữa.

Ráp vào lúc nào, và tuần này làm được gì

Chỗ đặt hai tờ giấy này là nhịp cuối của việc báo giá.

Nhịp một là đầu vào: đọc bản vẽ ở mức cơ bản, nhập thông tin cho chuẩn. Nhịp hai là xử lý lợi nhuận: tính ngay tại bàn, cân biên độ, trích lập dự phòng 8–12% (chỉ mang tính minh họa theo cách tôi đang làm, đổi theo khu vực và thời điểm). Nhịp ba là đầu ra: xuất báo giá rõ đầu mục, gửi kèm bảng vật tư mẫu và hợp đồng mẫu.

Ba thứ đi chung một lần gửi. Đừng gửi báo giá trước rồi hẹn “hợp đồng để em soạn sau”. Khoảng trống giữa hai lần gửi chính là khoảng trống để chủ nhà đi hỏi chỗ khác.

Phần bóc chi tiết để ra tờ báo giá thì tôi làm nhẹ bớt bằng một công cụ tự dựng, gọi là DuTaFI. Nó khai báo theo từng bước rồi ra bảng khối lượng, đơn giá và báo giá; đổi thông số thì báo giá tự cập nhật; có ô tính lợi nhuận riêng để bạn biết mình lời bao nhiêu trước khi bấm gửi; xuất PDF gửi khách. Nói luôn cái giới hạn cho sòng phẳng: nó nhập tay, không đọc bản vẽ thay bạn, khai sai thì ra sai. Bản Free dùng cho công trình dưới 1 tỷ, lưu 5 dự án, vẫn xuất PDF. Pro 199.000đ/tháng nếu bạn muốn gắn logo và tên công ty lên báo giá. Premium 399.000đ/tháng cho ai cần sửa đơn giá vật tư lưu theo tài khoản, thêm hạng mục riêng, xuất và sửa Excel công thức sống.

Còn hai tờ kia là việc của bạn với cây bút. Tuần này thử vầy: lấy công trình gần nhất bạn vừa làm xong, viết bảng vật tư của đúng căn đó — những thứ đã thật sự lắp vào nhà. Viết theo trí nhớ thôi, ngồi một lát là ra bản đầu. Đó là bản mẫu của bạn, và nó có thật, không phải chép của ai.

Ba câu anh em hay hỏi tôi về hai tờ giấy này

1. Hợp đồng chi tiết quá, chủ nhà có sợ mà rút không? Theo tôi thấy thì ngược lại. Cái làm người ta rút là chỗ trống, không phải chỗ đầy. Người đọc hợp đồng rõ ràng thường hỏi nhiều hơn, mà hỏi nhiều là dấu hiệu họ đang cân nhắc thật.

2. Bảng vật tư nên chi tiết tới đâu? Tới mức chủ nhà đọc là hình dung ra được món đồ, và bạn đọc là đi mua được. Ghi chủng loại và mức, kèm lựa chọn tương đương cùng mức, kèm cách tính phần chênh nếu họ chọn cao hơn. Ba thứ đó đủ.

3. Tôi chưa có hợp đồng mẫu nào, bắt đầu từ đâu? Từ bốn khoản xương ở trên: phạm vi công việc, mốc nghiệm thu và thanh toán, cách xử lý phát sinh, bảo hành. Viết bằng chữ của bạn trước, xấu cũng được, rồi nhờ người có chuyên môn pháp lý rà lại. Bản xấu mà có còn hơn bản đẹp chưa từng tồn tại.

Còn một thứ nữa bạn dùng được ngay mà không tốn đồng nào. Khóa Chủ Nhà Thông Thái ở chunhathongthai.com tôi quay cho gia đình sắp xây nhà, hiện đang mở sẵn 21 video cho học miễn phí, không thu phí, không cần thẻ. Trong đó có bài hướng dẫn chủ nhà đọc cho kỹ tờ hợp đồng trước lúc đặt bút. Nghe ngược đời, nhưng chủ nhà đọc kỹ là có lợi cho bạn: hợp đồng của bạn đủ ý thì người đọc kỹ nhất lại chính là người ký nhanh nhất.

Nếu bạn muốn bắt tay quay video ngay mà mở điện thoại lên chưa biết nói gì, tôi có Thử thách 28 ngày quay video công trình: giáo án 28 ngày viết sẵn cho người làm nghề, sáng mở ra là biết hôm nay quay gì, kèm 120 kịch bản mẫu. Phí 399.000đ, vào cửa có ngay 1 tháng DuTaFI Pro, đi hết 28 ngày thì được cộng thêm 12 tháng Pro.

Nếu bạn muốn có người ngồi cùng để dựng bộ giấy tờ của riêng mình, tôi có lớp “Thầu Thực Chiến”, 8 buổi tập trung qua Zoom (học trực tuyến qua video). Riêng Buổi 5 dành trọn cho nhịp báo giá và chốt kèo; học viên được trao trọn bộ hợp đồng mẫu để về sửa thành của mình. Học phí 12.868.000đ, một hợp đồng đầu tiên là đủ bù. Hết 8 buổi vẫn còn 90 ngày tôi đi cùng bạn ra công trình thật, mỗi tháng thêm một phiên riêng 1-1 dài 45 phút để gỡ đúng chỗ bạn đang vướng. Tôi không hứa bạn sẽ có khách hay tăng thu nhập — cái đó không ai hứa được.

👉 Xem chi tiết và giữ chỗ khóa Thầu Thực Chiến tại đây.

Còn bạn, lần gần nhất chủ nhà nói “để em suy nghĩ thêm”, bạn có chắc họ đang nghĩ về giá không? Kể tôi nghe ở phần bình luận.

Người ta không ký một con số. Người ta ký cái họ nhìn thấy được.

Đọc thêm

• Vì sao tôi không dạy báo giá theo mét vuông cho người làm nghề
• Quản lý vật tư nên giao cho ai, và vì sao tôi chọn người thân tín

KS. Ngô Đình Khuôn — Kỹ sư xây dựng, người sáng lập Công ty TNHH Xây Dựng HappyHouse. 10 năm trực tiếp làm nghề, hơn 200 chủ nhà đã đồng hành. Theo học ngành xây dựng năm 2012, ra trường 2016, năm 2022 nhận thi công trọn gói, năm 2023 lập HappyHouse. Website ngodinhkhuon.vn · YouTube @ngodinhkhuon · Facebook /ngodinhkhuon66.