Quản lý vật tư công trình nên giao cho ai? Vì sao tôi chọn người thân tín
Cuối công trình cộng lại mới thấy lệch
Có một buổi tối tôi nhớ hoài. Công trình nào thì thôi không nhắc.
Nhà đã bàn giao. Tối đó tôi kéo ra đống hóa đơn, phiếu giao hàng, mấy tờ giấy viết tay nhàu góc. Cộng lại thì số vật tư về công trình không khớp với số tôi bóc lúc báo giá. Không tới mức sập, nhưng đủ để tôi ngồi thừ ra.
Điều làm tôi khó chịu không phải con số. Là chỗ này: tôi không truy được nó lệch ở đâu.
Lệch ở đợt xây tường lầu một? Lệch ở mấy chuyến xe hồi tháng trước? Lệch vì tôi bóc thiếu, hay vì ngoài công trình dùng dôi ra? Tôi không trả lời được. Suốt mấy tháng đó tôi để vật tư tự chảy — ai cần thì gọi, xe về thì có người ký nhận, còn tôi lo tiến độ, lo thợ, lo chủ nhà. Không ai làm sai. Chỉ là không ai ghi lại.
Tôi làm nghề này mười năm, và cái đêm đó rơi vào giai đoạn tôi mới bắt đầu nhận thi công trọn gói. Từ hôm đó tôi hiểu ra: trong bốn thứ phải giữ ở một công trình — tiến độ, chất lượng, tiền, vật tư — thì vật tư là thứ duy nhất chảy đi mỗi ngày mà không cần hỏi ý tôi.
Bài này tôi viết về chuyện quản lý vật tư công trình: giao cho ai giữ, người đó làm gì mỗi ngày, và vì sao tôi chọn người thân tín — không phải vì nghi ai, mà vì một lý do rất khô khan, nói ở dưới.
Vật tư là chỗ tiền chảy ra nhanh nhất
Nhìn theo dòng tiền cho dễ.
Theo cách tôi đang làm, phần thô chiếm khoảng 55% tổng chi phí căn nhà. Mà phần thô thì gần như là vật tư và ngày công đổ vào từng ngày một. Con số đó chỉ mang tính minh họa, bạn nên đối chiếu với công trình của mình.
Nhưng cái tôi muốn bạn để ý không phải tỷ lệ. Là nhịp.
Hợp đồng thầu phụ ký một lần, đọc kỹ một lần là xong. Nhân công có bảng chấm, cuối tuần chốt. Còn vật tư thì mỗi ngày một chuyến xe, mỗi ngày vài chục quyết định nhỏ: xe về đúng lúc nắng gắt, đổ ở góc nào, có che bạt không, ai đứng đếm, thiếu vài viên thì ký nhận cho xong hay gọi báo.
Không quyết định nào trong đó lớn. Cộng lại cả công trình thì lớn.
Và gần như tất cả xảy ra lúc bạn không có mặt. Bạn đang ở công trình khác, đang ngồi với một chủ nhà mới, đang trên đường. Nên quản lý vật tư không phải chuyện “chịu khó ra công trình nhiều hơn”. Ra nhiều tới đâu cũng không phủ hết. Nó phải là chuyện có người đứng tên và có sổ.
Sơ đồ tôi dùng đơn giản: nhà thầu chính đứng trên, dưới chia hai nhánh — giám sát hiện trường và quản lý vật tư. Hai việc khác nhau nên tôi không gộp. Giám sát lo đúng kỹ thuật và điều phối tổ đội cho trơn. Quản lý vật tư lo dòng chảy hàng hóa và con số. Gộp lại thì một người vừa lo tiến độ vừa lo sổ sách, cái nào cũng nửa vời.
Hao hụt là bình thường. Không biết mình hao bao nhiêu mới đáng lo
Chỗ này dễ hiểu lệch, nói cho rõ.
Hao hụt vật tư không phải dấu hiệu có gì sai. Riêng gạch, theo cách tôi tính, hao 10–15% là bình thường — do cắt, do vỡ khi bốc dỡ, do chừa ron, do viên đầu viên cuối không vừa. Con số đó chỉ mang tính minh họa, đổi theo loại gạch và tay thợ.
Cát đổ ngoài trời gặp mưa. Vữa trộn dư một mẻ cuối ngày thì không cất lại được. Thép cắt theo cây, đoạn thừa nằm đó. Đây là vật lý của nghề, không phải lỗi của ai.
Cái đáng lo nằm chỗ khác: bạn không biết con số hao hụt của mình là bao nhiêu.
Không biết thì không đưa vào báo giá được. Không đưa vào báo giá thì nó ăn vào chỗ khác — thường là khoản dự phòng bạn trích lập, mà theo cách tôi làm khoản đó rơi vào 8–12%, cũng chỉ minh họa. Dự phòng vốn để dành cho rủi ro thật sự. Bị hao hụt gặm dần thì tới lúc có chuyện, bạn không còn gì để đỡ.
Còn một cái mất nữa: khả năng học. Công trình sau vẫn bóc bằng cảm giác cũ, vì công trình trước không để lại con số nào.
Nên mục tiêu của kiểm soát hao hụt vật tư không phải là ép hao hụt về không. Không về không được. Mục tiêu là biết nó bằng bao nhiêu, ở hạng mục nào, để lần sau bóc cho sát và báo giá cho chắc.
Vì sao tôi chọn người thân tín — và đây không phải chuyện nghi ngờ ai
Phần này tôi nói thẳng, vì viết không khéo là thành xúc phạm anh em thợ.
Tôi chưa từng chọn người thân tín vì nghi ngờ thợ. Thợ tôi làm cùng nhiều năm, họ có cái tự trọng của người làm nghề. Chuyện không nằm ở đó.
Nó nằm ở hai chữ: cùng phía.
Người giữ vật tư mỗi ngày phải ra hàng chục quyết định nhỏ mà không ai viết thành quy trình đủ chi tiết được. Xe về trễ, trời sắp mưa, có kêu thợ khiêng vô hay để tới sáng? Chuyến này thiếu so với phiếu một chút, có gọi cho nhà cung cấp không, hay ngại phiền? Tổ này mượn của tổ kia mấy bao, có ghi lại không?
Mỗi câu hỏi đó đều có một đáp án “cho xong” và một đáp án “cho đúng”. Đáp án cho đúng luôn mất công hơn. Người chọn đáp án cho đúng, ngày này qua ngày khác, khi không ai đứng nhìn — là người thấy tiền của công trình cũng là tiền của mình. Đó là định nghĩa “thân tín” tôi dùng: không nhất thiết là người nhà, mà là người có lợi ích nằm cùng phía với bạn.
Lý do thứ hai thì rất khô: chi phí kiểm tra.
Nếu người giữ vật tư không đứng cùng phía, bạn phải dựng một bộ máy để kiểm tra họ — người kiểm số, người đối chiếu phiếu, người ra công trình đếm thực tế, rồi ai kiểm cái người đi kiểm. Bộ máy đó tốn tiền, tốn thời gian, và làm không khí công trình nặng nề. Theo tôi thấy, ở quy mô một nhà thầu vừa ra riêng, nó đắt hơn phần nó giữ lại được.
Chọn đúng người ngay từ đầu rẻ hơn kiểm tra sai người suốt mấy tháng. Với tôi, chọn tổ đội quyết định 90% thành bại công trình — và người giữ vật tư nằm trong cái 90% đó.
Nhưng phải nói nốt vế còn lại, không thì thành một nửa sự thật: thân tín không thay được sổ sách.
Người thân tín mà không có nhịp ghi chép thì cuối công trình vẫn lệch, và lúc đó còn khó xử hơn — không có gì trong tay để hai bên cùng nhìn lại, chỉ còn cảm giác. Đúng cái chỗ tôi kể ở đầu bài: người thì không thiếu, sổ mới thiếu. Thân tín là điều kiện cần. Sổ là điều kiện đủ.
Và đây là hai cách làm, không phải hai hạng người. Ai mới ra riêng cũng bắt đầu bằng cách tự ôm hết.
Người giữ vật tư mỗi ngày làm đúng mấy việc này
Giao rồi thì giao cái gì? Tôi gói lại còn ba việc.
Một, báo cáo vật tư hàng ngày. Nhịp là hàng ngày, không phải hàng tuần. Cuối buổi chiều, một tin nhắn ba dòng cũng được: hôm nay về gì, dùng cho hạng mục nào, còn tồn gì. Kèm tấm hình chụp phiếu giao hàng.
Nghe nhỏ nhưng nó đổi hẳn bản chất công việc. Lệch một ngày thì tìm ra trong một ngày. Lệch ba tháng thì gần như không tìm được nữa. Báo cáo hàng ngày không phải để canh chừng ai. Nó là để cái sai còn nhỏ lúc mình phát hiện.
Hai, đối chiếu vật tư về công trình với khối lượng đã bóc. Đây là mấu chốt, và nó nối ngược về khâu dự toán.
Nếu lúc báo giá bạn chỉ nhân mét vuông với một đơn giá thì không có chuẩn nào để đối chiếu. Xe chở gạch về, bạn không biết con số đúng đáng lẽ là bao nhiêu. Còn có bảng bóc chi tiết — hạng mục này cần ngần này khối bê tông, ngần này viên gạch, ngần này ký thép — thì mỗi lần nhập hàng bạn có một cái mốc để so.
Không cần so từng ngày. Tôi so ở ba mốc: xong móng, xong phần thô, và giữa giai đoạn hoàn thiện. Lệch ít thì ghi nhận, đó là hao hụt thật của mình, lần sau bóc cho sát. Lệch nhiều thì dừng lại tìm ngay, đừng để tới cuối.
Ba, chứng từ giao nhận và tạm ứng rành mạch. Ai đặt hàng, ai nhận, ai ký, tiền tạm ứng ra theo mốc nào. Viết tay cũng được, miễn có chữ ký và ngày.
Thêm một nguyên tắc tôi giữ: không để một người vừa đặt hàng, vừa nhận hàng, vừa thanh toán. Không phải đề phòng người đó. Là vì khi một người ôm cả ba khâu, không còn ai phát hiện sai sót giùm họ nữa — tới lúc con số lệch, chính họ chịu tiếng oan mà không có gì để tự minh oan. Tách khâu ra là để bảo vệ người mình tin. Tôi nói thẳng ý đó ra, chứ không âm thầm tách.
Chưa có người thân tín thì bắt đầu từ đâu
Nhiều anh em đang làm một mình, hoặc mới ra riêng được vài công trình. Chưa có ai để giao. Vậy làm gì?
Làm cái rẻ nhất trước: dựng cái chuẩn để đối chiếu. Cụ thể là bóc khối lượng cho ra hồn trước khi ký. Chưa có bảng khối lượng thì mọi thứ phía sau — báo cáo hàng ngày, kiểm hao hụt, quản lý kho công trình — đều không có gốc để so.
Chỗ này tôi làm nhẹ bớt bằng một công cụ tự dựng, gọi là DuTaFI. Tôi kể như đồng nghiệp chỉ nhau món đồ nghề trong cốp xe: hợp thì lấy dùng, không hợp thì thôi.
Bạn khai báo theo từng bước, nó ra bảng khối lượng kèm đơn giá và tờ báo giá. Đổi thông số thì báo giá tự cập nhật, không phải bóc lại từ đầu. Đơn giá vật tư, mác bê tông, hàm lượng thép thì chỉnh ngay trong app (ứng dụng) rồi lưu xài cho lần sau — hợp với chuyện giá mỗi nơi mỗi khác. Có ô tính lợi nhuận riêng nên biết mình lời bao nhiêu trước khi bấm gửi. Xuất PDF được; cần file đối chiếu thực tế với dự toán trong lúc thi công thì bản Premium xuất và sửa được Excel công thức sống.
Nói luôn cái giới hạn: bản này nhập tay. Nó không đọc bản vẽ thay bạn, khai sai thì ra sai. Bảng khối lượng nó cho là để bạn có chuẩn mà đối chiếu, chứ nó không đứng ở kho đếm gạch giùm.
Bản Free dùng cho công trình dưới 1 tỷ, lưu 5 dự án, vẫn xuất PDF. Pro 199.000đ/tháng nếu muốn gắn logo và tên công ty lên tờ báo giá. Premium 399.000đ/tháng cho ai cần sửa giá và chủng loại vật tư lưu theo tài khoản, thêm hạng mục riêng, xuất và sửa Excel.
Việc thứ hai không tốn đồng nào: chốt nhịp báo cáo cuối ngày cho công trình đang chạy. Kể cả người báo cáo là chính bạn. Ba dòng, mỗi chiều, vào cùng một chỗ.
Ba câu anh em hay hỏi tôi về quản lý vật tư
1. Quản lý vật tư công trình nên giao cho người nhà hay thuê người ngoài? Tôi chọn người có lợi ích nằm cùng phía với mình; người nhà chỉ là một trường hợp, người đi cùng mình lâu năm cũng vậy. Lý do không phải nghi ngờ ai, mà vì việc này gồm rất nhiều quyết định nhỏ lúc bạn không có mặt, và bạn không viết hết chúng thành quy trình được. Giao cho người đứng khác phía thì phải nuôi thêm bộ máy kiểm tra, tốn hơn nhiều.
2. Hao hụt bao nhiêu thì gọi là bình thường? Riêng gạch, theo cách tôi tính, 10–15% là bình thường và phải tính trước vào báo giá — con số này chỉ mang tính minh họa, đổi theo loại vật tư và khu vực. Điều đáng lo không phải mức hao hụt, mà là không biết mức hao hụt của mình bằng bao nhiêu. Không biết thì không đưa vào giá được, và nó ăn vào khoản dự phòng.
3. Công trình nhỏ có cần báo cáo vật tư hàng ngày không? Càng nhỏ càng nên, vì ít chỗ để đỡ, lệch một chút là thấy ngay. Không cần phần mềm. Một cuốn sổ ba cột — về gì, dùng ở đâu, còn gì — là đủ cho giai đoạn đầu.
Việc làm được ngay chiều nay: mở lại công trình đang chạy, viết ba dòng đầu tiên của cuốn sổ vật tư.
Còn một thứ nữa bạn dùng được ngay mà không tốn đồng nào. Khóa Chủ Nhà Thông Thái ở chunhathongthai.com tôi quay cho gia đình sắp xây nhà, hiện đang mở sẵn 21 video cho học miễn phí, không thu phí, không cần thẻ. Trong đó có bài nói vật tư tầm trung với tầm khá thật ra khác nhau ở chỗ nào. Chủ nhà nắm trước bậc vật tư thì lúc bạn trình bảng vật tư, hai bên nói cùng một thứ tiếng, đỡ cãi qua cãi lại chuyện chủng loại.
Nếu bạn muốn bắt tay quay video ngay mà mở điện thoại lên chưa biết nói gì, tôi có Thử thách 28 ngày quay video công trình: giáo án 28 ngày viết sẵn cho người làm nghề, sáng mở ra là biết hôm nay quay gì, kèm 120 kịch bản mẫu. Phí 399.000đ, vào cửa có ngay 1 tháng DuTaFI Pro, đi hết 28 ngày thì được cộng thêm 12 tháng Pro.
Nếu bạn muốn có người ngồi cùng dựng cả hệ thống này, tôi có lớp “Thầu Thực Chiến”, 8 buổi tập trung qua Zoom (học trực tuyến qua video), riêng Buổi 7 dành cho quản trị thầu phụ và quản lý vật tư: chọn người, phân vai giám sát và kho, cơ chế tạm ứng và nghiệm thu. Học phí 12.868.000đ, kèm trọn bộ hợp đồng mẫu. Hết 8 buổi vẫn còn 90 ngày tôi đi cùng bạn ra công trình thật, mỗi tháng thêm một phiên riêng 1-1 dài 45 phút để gỡ đúng chỗ bạn đang vướng. Tôi không hứa bạn sẽ có khách hay tăng thu nhập — cái đó không ai hứa được.
👉 Xem chi tiết và giữ chỗ khóa Thầu Thực Chiến tại đây.
Còn bạn, công trình gần nhất bạn có biết mình hao hụt bao nhiêu không? Kể tôi nghe ở phần bình luận.
Cái gì không đo được thì không giữ được.
Đọc thêm
KS. Ngô Đình Khuôn — Kỹ sư xây dựng, người sáng lập Công ty TNHH Xây Dựng HappyHouse. 10 năm trực tiếp làm nghề, hơn 200 chủ nhà đã đồng hành. Theo học ngành xây dựng năm 2012, ra trường 2016, năm 2022 nhận thi công trọn gói, năm 2023 lập HappyHouse. Website ngodinhkhuon.vn · YouTube @ngodinhkhuon · Facebook /ngodinhkhuon66.
