Làm thầu theo bản năng và làm thầu có hệ thống khác nhau ở bốn chỗ: cách tìm thị trường, cách báo giá, cách giữ dòng tiền, và cách vận hành công trình. Người làm theo bản năng xử lý từng việc lúc nó ập tới. Người có hệ thống đã có sẵn một cách làm cho từng việc từ trước khi nó tới.

Nói vậy không phải để phân loại ai giỏi ai dở. Tôi bắt đầu ở cột bản năng, và tôi ở đó nhiều năm.

Bốn dòng tôi hay lôi ra tự soi

Đây là bảng tôi dùng cho chính mình, mỗi lần thấy công việc bắt đầu rối lên mà không biết rối ở đâu. Bạn đọc và tự chấm, mỗi dòng chọn một cột.

Bảng này không phải tôi nghĩ ra trong một buổi sáng. Nó là bốn chỗ tôi từng vấp, mỗi chỗ vấp một kiểu, và mỗi lần vấp xong tôi mới hiểu ra là mình đang thiếu một cái quy trình chứ không thiếu tay nghề.

Chấm xong bạn sẽ thấy một chuyện hay: gần như không ai nằm trọn một cột. Phần lớn anh em tôi gặp có hai dòng bên phải, hai dòng bên trái. Đó là tin tốt — nghĩa là bạn đã biết cách dựng hệ thống, chỉ là chưa mang cách đó sang những chỗ còn lại.

Thị trường: đợi khách gọi, hay biết trước khách của mình là ai

Dòng đầu tiên là dòng đau nhất, vì nó không đau ngay.

Kiểu bản năng nghe rất hợp lý: ai gọi thì nhận, không kén cá chọn canh, còn phải sống. Vấn đề của nó nằm ở chỗ khác. Khi bạn nhận mọi loại việc — nhà phố, cải tạo, nhà vườn, xưởng nhỏ, ở gần lẫn ở xa — thì mỗi công trình bạn lại làm quen lại từ đầu: tổ đội mới, nhà cung cấp mới, giá vật tư khu vực đó bạn chưa nắm, đường đi bạn chưa thuộc. Bạn bận suốt, nhưng cái bận ấy không tích thành gì cả.

Kiểu có hệ thống thì ngược: chọn trước một nhóm khách để phục vụ, rồi làm cho giỏi ở đúng nhóm đó. Chọn xong thì mọi thứ bắt đầu cộng dồn — cùng một loại nhà thì lần thứ ba bạn bóc nhanh hơn lần đầu, cùng một khu vực thì tổ đội và giá vật tư bạn đã có sẵn trong đầu.

Đi kèm với nó là chuyện để người ta tìm thấy mình. Chỗ này nhiều anh em ngại, tôi hiểu, vì nó không giống việc trong nghề. Nhưng ngày nay một người sắp xây nhà sẽ tìm hiểu trên mạng trước khi gọi cho ai, và nếu bạn không có gì để họ thấy thì bạn không có mặt trong danh sách của họ.

Hai bài trong chuỗi này nói kỹ hơn phần đó: bài về bán kính 60km — vì sao tôi chỉ nhận công trình đi về được trong ngày (14/09) bàn chuyện khoanh vùng, còn bài “Ai cũng là khách của tôi” — câu nói khiến nhà thầu mới mất nhiều công sức nhất (14/09) bàn chuyện chọn nhóm khách.

Báo giá: áng chừng rồi hồi hộp, hay tính xong rồi mới gửi

Dòng này thì đau ngay và đau bằng tiền.

Kiểu bản năng: nhìn bản vẽ, nhẩm một con số, nhắn cho chủ nhà. Nếu họ gật thì mừng, rồi bắt đầu lo. Nếu họ chê đắt thì bớt. Bớt tới đâu cũng không biết vì ngay từ đầu đã không biết mình lời bao nhiêu.

Kiểu có hệ thống: có một cái thước để đo phần lời của mình trước khi bấm gửi. Thước đó là bảng bóc chi tiết — hạng mục nào, khối lượng bao nhiêu, đơn giá bao nhiêu, cộng lại còn dư ra bao nhiêu. Có nó rồi thì lúc khách hỏi “sao mắc vậy”, bạn không phải hạ giá để giữ khách; bạn chỉ cần chỉ đúng dòng đang khác nhau giữa hai tờ báo giá.

Có một con số tôi hay nhắc để anh em hình dung độ dày của việc này: một hợp đồng thi công nhà dân có tới 176 hạng mục, và đó là chưa tính phần thiết kế. Mỗi hạng mục là một chỗ chủ nhà có thể hỏi lại, và cũng là một chỗ bạn có thể sót. Áng chừng một con số cho 176 chỗ như vậy thì phần rủi ro nằm ở đâu chắc bạn hình dung được.

Bài Bán giải pháp, đừng ngồi bán con số: cách tôi báo giá mà không phải hạ giá (17/09) đi sâu vào chuyện này, và bài Chốt một hợp đồng thi công là chốt cho tới 176 hạng mục (16/09) nói kỹ về con số vừa nhắc.

Dòng tiền: một cái ví chung, hay mỗi công trình một ngăn

Đây là dòng ít người soi nhất, và theo tôi là dòng làm gãy nhiều người nhất.

Kiểu bản năng không phải là tiêu xài hoang. Nó tinh vi hơn: tiền tạm ứng công trình A về, đúng lúc công trình B kẹt tiền thợ, thế là lấy A đắp B. Nghe rất hợp tình. Lần một trôi. Lần hai trôi. Tới lần thứ ba thì A tới đợt cần tiền mà tiền của A đã nằm ở B rồi, mà B thì chủ nhà chưa nghiệm thu xong. Lúc đó bạn không thiếu việc, bạn thiếu tiền mặt — hai chuyện hoàn toàn khác nhau.

Kiểu có hệ thống chỉ đơn giản là tách bạch. Mỗi công trình một sổ thu chi riêng, tiền của công trình nào ở lại công trình đó. Không cần phần mềm kế toán gì ghê gớm, một file cũng đủ, miễn là ghi thật và ghi đều.

Bài Lấy tiền công trình này đắp công trình kia: chỗ đứt gãy của phần lớn nhà thầu mới (13/09) viết trọn về dòng này.

Vận hành: ôm hết, hay chia được việc ra

Dòng cuối là dòng người ta hay nhầm với đức tính tốt.

Ôm hết mọi việc trông giống như tận tâm. Sáng ra công trình, trưa đi mua vật tư, chiều ngồi bóc dự toán, tối trả lời chủ nhà. Làm được vài tháng thì mệt, mà mệt thì bắt đầu sót. Sót một chỗ ngoài công trường là mất tiền thật.

Kiểu có hệ thống không phải là làm ít đi. Nó là chia việc cho đúng người: tổ đội quen tay thì giao đúng phần họ giỏi, có người trông vật tư, có mốc nghiệm thu rõ để mọi người biết khi nào xong việc gì. Bạn vẫn là người chịu trách nhiệm cuối, nhưng bạn không phải là người duy nhất chạy.

Chỗ này tôi đã viết mấy bài riêng từ trước: bài về quản lý vật tư công trình giao cho ai và bài về chọn tổ đội thi công. Nếu dòng này của bạn đang ở cột trái, hai bài đó cụ thể hơn những gì tôi nói gọn ở đây.

Chấm xong rồi thì đừng sửa cả bốn cùng lúc

Đây là chỗ tôi muốn nói kỹ, vì nó là lỗi tôi từng mắc.

Chấm xong bảng, thấy mình có ba dòng ở cột trái, cảm giác đầu tiên là muốn sửa hết. Tuần sau vừa đi khoanh thị trường, vừa dựng file thu chi, vừa học bóc dự toán, vừa sắp lại tổ đội. Được đâu chừng mười ngày thì bỏ, vì công trường vẫn chạy và ngày vẫn chỉ có ngần ấy giờ.

Cách tôi thấy chạy được là chọn một dòng. Dòng nào đang chảy máu nhiều tiền nhất thì làm dòng đó trước. Đang báo giá xong mới lo thì làm dòng báo giá. Đang không biết tiền mình ở đâu thì làm dòng dòng tiền. Làm cho tới khi nó thành thói quen, không cần nghĩ cũng làm, rồi mới qua dòng kế.

Bắt đầu sớm hay muộn không quan trọng bằng bắt đầu có hệ thống. Tôi gặp người mới ra riêng chấm được ba dòng bên phải, và cũng gặp người làm lâu năm còn hai dòng bên trái. Số năm không tự nó dựng nên cái khung; chỉ có việc ngồi xuống dựng mới dựng được.

Vì sao người tay nghề càng giỏi lại càng hay ở cột trái

Chuyện này nghe ngược, nhưng tôi thấy khá đều.

Người giỏi nghề là người chữa cháy giỏi. Vật tư về sai chủng loại, họ xoay được trong buổi. Thợ nghỉ đột ngột, họ gọi được người khác. Chủ nhà đổi ý giữa chừng, họ nghĩ ra cách làm mà không phải đập. Vì lần nào cũng chữa được nên chưa bao giờ có một cú đau đủ lớn buộc họ ngồi xuống dựng quy trình. Nói cách khác, chính cái giỏi ấy đang lặng lẽ trả tiền cho việc không có hệ thống.

Cái giá thì tới muộn, và tới một lần. Hệ thống nằm trong đầu một người thì không giao cho ai được: bạn không nghỉ được một tuần, không dám nhận công trình thứ ba, không dùng nổi một người phụ vì chỉ cho họ còn lâu hơn tự làm. Bạn không bị chặn bởi tay nghề. Bạn bị chặn bởi số giờ trong một ngày của chính mình.

Có một phép thử tôi thấy khá thật: thử hình dung bạn phải nghỉ ba ngày, không nghe máy. Công trình chạy tiếp được không, hay đứng lại chờ bạn? Đứng lại ở chỗ nào thì đúng chỗ đó đang chỉ nằm trong đầu bạn, chưa ra được tới giấy.

Dấu hiệu một dòng đã thành hệ thống thật

Cũng cần một cái mốc để biết khi nào chuyển sang dòng kế, kẻo làm nửa vời rồi tưởng xong.

Với tôi có hai dấu hiệu. Thứ nhất, bạn vẫn làm được nó vào ngày mệt nhất — thứ gì chỉ chạy lúc rảnh thì chưa phải hệ thống, mới là hứng. Thứ hai, người khác cầm tờ giấy của bạn lên là làm theo được mà không phải hỏi bạn câu nào. Có dấu hiệu một mà thiếu dấu hiệu hai thì bạn đang có một thói quen tốt, chưa có hệ thống.

Chỗ bảng này không dùng được

Nói cho sòng phẳng: bảng này có giới hạn của nó.

Thứ nhất, nó là bảng của tôi, dựng từ việc thi công nhà dân trong bán kính đi về được trong ngày. Bạn làm công trình công nghiệp, làm nội thất, hay nhận thầu phụ chuyên một hạng mục thì bốn dòng này có dòng không khớp — chẳng hạn dòng thị trường của người nhận thầu phụ là quan hệ với các thầu chính, không phải chủ nhà.

Thứ hai, hệ thống không cứu được một công trình đã nhận sai từ đầu. Nếu bạn đã ký một cái giá lỗ, thì file thu chi đẹp tới đâu cũng chỉ giúp bạn nhìn rõ mình lỗ bao nhiêu.

Thứ ba — và cái này quan trọng — cột phải không phải đích đến để khoe. Có người ở cột trái mà sống khỏe nhiều năm, vì họ có nguồn khách quen ổn định và làm rất kỹ. Bảng này chỉ có ích khi bạn đang thấy mình chạy nhiều mà không tích được gì. Nếu bạn không thấy vậy thì cứ để đó, khi nào cần thì lôi ra.

Hai tối tới tôi ngồi lại đúng bốn dòng này

Bốn dòng trên là bốn chỗ tôi vấp, và tôi mất khá lâu mới hiểu vì sao mình vấp. Nếu bạn muốn nghe tôi kể hết một lượt thay vì đọc từng bài rời rạc, thì tuần sau có dịp.

Nếu bạn muốn nghe tôi nói trọn chuyện này từ đầu, tôi có chương trình đào tạo miễn phí Làm Thầu Từ Số 0, hai buổi tối học online qua Zoom, đi hết bốn việc: chọn thị trường của mình, để khách tự tìm đến, ngồi tư vấn cho đúng, rồi báo giá mà vẫn còn lợi nhuận. Mỗi tháng tôi mở ít nhất một kỳ, nội dung làm mới theo đúng chỗ anh em đang vướng. Bạn để lại thông tin ở yes.ngodinhkhuon.vn, có lịch kỳ gần nhất tôi báo bạn.

Nếu bạn muốn bắt tay quay video ngay mà mở điện thoại lên chưa biết nói gì, tôi có Thử thách 28 ngày quay video công trình: giáo án 28 ngày viết sẵn cho người làm nghề, sáng mở ra là biết hôm nay quay gì, kèm 120 kịch bản mẫu. Phí 399.000đ, vào cửa có ngay 1 tháng DuTaFI Pro, đi hết 28 ngày thì được cộng thêm 12 tháng Pro.

Riêng dòng báo giá trong bảng, nếu bạn muốn bắt tay vào ngay tối nay thì tôi có bản miễn phí của DuTaFI để bạn tự bấm thử một công trình của mình.

Đọc thêm

• Tính lợi nhuận nhà thầu trước khi gửi báo giá
• Chọn tổ đội thi công: người quyết định phần lớn thành bại của công trình

KS. Ngô Đình Khuôn — Kỹ sư xây dựng, người sáng lập Công ty TNHH Xây Dựng HappyHouse. 10 năm trực tiếp làm nghề. Website ngodinhkhuon.vn · YouTube @ngodinhkhuon · Facebook /ngodinhkhuon66.