Bàn giao xong, tiền khách đã trả đủ, mà mở sổ ra thì không còn gì. Chuyện đó hầu như không đến từ một cú mất lớn. Nó đến từ năm chỗ rò nhỏ cộng lại: bảng bóc khối lượng thiếu dòng, phát sinh không có chỗ đứng trong hợp đồng, dòng tiền lệch pha giữa lúc thu và lúc chi, công quản lý của chính bạn không được tính vào giá, và cái giá thấp bạn nhận từ đầu chỉ để có việc.

Điểm chung của cả năm: chúng xảy ra trước khi bạn đổ mẻ bê tông đầu tiên, nhưng bạn chỉ nhìn thấy chúng sau khi bàn giao.

Trước khi chữa, phải biết mình đang lỗ kiểu nào

Có hai kiểu lỗ, và cách xử lý ngược nhau hoàn toàn.

Kiểu một: lỗ ngay trên giấy. Con số bạn báo cho khách vốn dĩ đã không đủ. Bạn có làm giỏi tới đâu, tiết kiệm tới đâu, công trình đó vẫn không ra lời. Nó đã lỗ từ lúc bạn bấm gửi báo giá, chỉ là chưa ai biết.

Kiểu hai: lỗ trong vận hành. Con số ban đầu đủ, nhưng trong quá trình làm thì tiền chảy ra ở những chỗ không có trong bảng: làm lại, chờ việc, phát sinh không đòi được, hao hụt vượt mức, chi vặt không ghi sổ.

Nhiều anh em nhầm hai kiểu này với nhau nên chữa sai thuốc. Lỗ kiểu một mà cứ đi siết vật tư, ép thợ, cắt tiến độ — càng làm càng mệt mà vẫn không ra tiền, vì gốc nằm ở tờ báo giá chứ không nằm ở công trường. Ngược lại, lỗ kiểu hai mà cứ nâng giá lên thì mất khách, trong khi cái cần sửa là quy trình.

Cách phân biệt đơn giản: lấy công trình gần nhất, cộng lại toàn bộ chi phí thật đã chi, so với con số bạn đã báo. Nếu chi phí thật vượt ngay ở phần vật tư và nhân công cơ bản thì đó là kiểu một. Nếu phần cơ bản vẫn khớp mà tiền bay ở mấy khoản linh tinh thì đó là kiểu hai.

Chỗ rò thứ nhất: bảng bóc khối lượng thiếu dòng

Đây là chỗ rò lớn nhất, và trớ trêu là nó vô hình nhất — cái không có trên bảng thì không ai nhìn thấy được.

Riêng phần thi công một căn nhà dân đã có khoảng 176 hạng mục, chưa tính phần thiết kế. Bạn bóc sót năm dòng thì tờ báo giá vẫn nhìn rất đầy đủ, khách vẫn gật, và bạn vẫn phải làm năm dòng đó bằng tiền của mình.

Mấy nhóm hay sót nhất, theo cái tôi từng sót:

Những thứ tốn tiền mà không có mét sàn nào. Hàng rào, cái sân, cổng, bể nước, hố ga, lan can, mái che, đường ống thoát ra hố ga công cộng. Chúng không nằm trong diện tích để bạn nhân vào nhưng vẫn ngốn vật tư và ngày công thật.

Công tác phụ trợ. Giàn giáo, điện nước phục vụ thi công, che chắn, dọn vệ sinh trong suốt quá trình và tổng vệ sinh cuối, bảo vệ vật tư ban đêm. Không hạng mục nào trong đó tạo ra một mét vuông nào cho chủ nhà, nhưng thiếu là không làm được.

Điều kiện mặt bằng. Hẻm nhỏ xe lớn không vào được nên phải trung chuyển. Không có chỗ tập kết nên phải mua nhiều chuyến. Nhà liền kề nên phải chống đỡ và xử lý ranh. Mấy thứ này khác nhau từng công trình, mà bảng giá mẫu thì giống nhau ở mọi công trình.

Hao hụt. Gạch vỡ do cắt, vữa rơi, thép cắt thừa đầu mẩu, sơn dư. Bảng bóc theo lý thuyết luôn ít hơn cái thực tế bạn phải mua.

Cách kiểm tôi đang dùng: bóc xong thì đừng đọc xuôi bảng của mình, vì đọc xuôi chỉ thấy cái mình đã viết. Hãy đi ngược — đi một vòng quanh căn nhà trong đầu, từ ngoài cổng vào tới sân thượng, tới đâu hỏi “dòng này nằm ở đâu trong bảng”. Chỗ nào không tìm ra dòng, đó chính là chỗ đang thiếu.

Chỗ rò thứ hai: phát sinh không có chỗ đứng trong hợp đồng

Phát sinh trong một căn nhà dân là chuyện chắc chắn xảy ra. Chủ nhà đổi ý là bình thường — họ đang xây một thứ họ chưa từng thấy bao giờ.

Cái làm bạn mất tiền không phải bản thân việc phát sinh, mà là hợp đồng không có sẵn cơ chế để xử lý nó. Ba chỗ hay để trống:

Phạm vi công việc mơ hồ. Ghi “thi công trọn gói phần thô và hoàn thiện” thì mỗi bên hiểu một kiểu về chữ “trọn gói”.

Bảng vật tư ghi tên mà không ghi mức giá. Cùng một dòng “gạch ốp lát”, chủ nhà đi chọn xong mang về một loại khác hẳn mức bạn tính. Lúc đó bạn ở thế phải cãi, mà cãi thì thường thua vì trên giấy không có gì để chỉ.

Không có ngưỡng và không có quy trình. Đổi tới đâu thì báo miệng, tới đâu thì phải có giấy, ai ký, tính tiền thế nào — không thỏa thuận trước thì tới lúc phát sinh, mọi thứ phụ thuộc vào việc lúc đó ai ngại hơn ai. Và người ngại thường là bạn.

Chuyện tính phần chênh sao cho hai bên đều thấy được, và chuyện trích lập dự phòng, tôi đã viết riêng thành hai bài nên ở đây không nói lại. Ý duy nhất tôi muốn nhấn: mấy cơ chế đó phải nằm trong hợp đồng từ trước khi khởi công. Viết vào sau thì nó chỉ còn là lời đề nghị.

Chỗ rò thứ ba: công quản lý của chính bạn không có dòng nào

Đây là chỗ tôi thấy ít người tính nhất, mà theo tôi nó ăn nhiều tiền nhất về lâu dài.

Bạn thử liệt kê một tuần: bao nhiêu lượt chạy ra công trình, bao nhiêu cuộc gọi giải quyết, bao nhiêu buổi đi mua vật tư, bao nhiêu tối ngồi bóc lại bảng vì khách đổi ý, bao nhiêu lần đứng ra dàn xếp giữa hai tổ đội giẫm chân nhau. Cộng lại thành một khối lượng lao động thật, và trong tờ báo giá nó không có một dòng nào.

Khi không tính, chuyện xảy ra là bạn đang trợ giá cho công trình bằng chính sức của mình. Con số cuối cùng nhìn có vẻ có lời, nhưng nếu trừ đi phần công bạn bỏ ra thì nhiều khi bằng không, hoặc thấp hơn mức bạn đi làm thuê cho người khác.

Cái nguy hiểm hơn là nó chặn bạn lớn lên. Vì bạn không đưa công quản lý vào giá nên bạn không thể thuê ai làm thay việc đó. Mà không thuê được thì bạn mãi chỉ chạy được số công trình bằng đúng sức mình. Đó là lý do nhiều anh em làm quần quật quanh năm mà quy mô không nhích.

Cách sửa không phức tạp: coi chính bạn là một khoản chi phí trong bảng, giống như một tổ đội. Có một dòng cho quản lý, giám sát, điều phối. Bạn tự trả cho mình khoản đó, và phần còn lại sau khi trừ hết mới gọi là lợi nhuận. Lúc đó bạn mới nhìn thấy con số thật của mình.

Rất nhiều người sợ thêm dòng này vì nghĩ sẽ đắt hơn đối thủ. Nhưng nó vốn đã nằm trong giá của bạn rồi, chỉ là nằm ẩn. Đưa nó ra chỗ sáng còn giúp bạn giải trình với chủ nhà dễ hơn: họ đang trả tiền cho một người chịu trách nhiệm toàn bộ căn nhà, không phải trả cho một người đi mua giùm vật tư.

Chỗ rò thứ tư: nhận giá thấp chỉ để có việc

Chuyện này ai mới ra riêng cũng gặp. Trong tay không có công trình nào, có một mối tới, khách trả một mức thấp hơn mức bạn tính, và bạn gật vì nghĩ có việc còn hơn ngồi không.

Tôi không nói gật là sai trong mọi trường hợp. Tôi nói cái giá của nó thường lớn hơn người ta tưởng, ở ba chỗ:

Một: bạn phải bù bằng thứ gì đó. Giá thấp thì hoặc là cắt chất lượng, hoặc là cắt phần lời, hoặc là cắt vào sức của mình. Ba cửa đó thôi, không có cửa thứ tư.

Hai: nó đặt lại mặt bằng cho các công trình sau. Chủ nhà giới thiệu bạn cho người quen kèm luôn con số. Người mới tới đã biết trước bạn từng làm mức nào, và họ sẽ neo vào đó. Bạn không chỉ giảm giá một công trình, bạn vừa hạ giá của mình trong cả một khu vực.

Ba: công trình giá thấp là công trình dễ căng nhất. Vì không còn biên độ, nên mỗi phát sinh nhỏ đều thành chuyện lớn, và bạn ở thế phải từ chối chủ nhà nhiều hơn bình thường. Trải nghiệm của họ xấu đi, và cái nguồn quý nhất — chủ nhà cũ giới thiệu — cũng mất theo.

Có một trường hợp tôi thấy chấp nhận được: bạn nhận mức thấp để đổi lấy thứ cụ thể — bộ ảnh công trình, một lời chứng thực, quyền quay video ghi hình quá trình. Nhưng phải thỏa hai điều kiện: bạn biết chính xác mình đang bỏ ra bao nhiêu để mua thứ đó, và phần bỏ ra không được vượt quá khả năng chịu đựng của bạn. Nhận giá thấp có tính toán là một khoản đầu tư. Nhận giá thấp vì sợ mất mối là một khoản lỗ.

Chỗ rò thứ năm: thu một nhịp, chi một nhịp khác

Chỗ này tôi chỉ chạm, vì nó đủ lớn để thành một bài riêng.

Tiền công trình về theo đợt, còn tiền chi thì ra hằng ngày: vật tư phải đặt trước, thợ phải trả theo tuần, chi vặt thì liên tục. Khi hai nhịp đó lệch nhau, bạn thiếu tiền mặt ngay giữa lúc công trình đang chạy — dù trên giấy công trình vẫn có lời.

Và lúc đó rất nhiều người bước vào cái bẫy nguy hiểm nhất của nghề: lấy tiền công trình này chi cho công trình kia. Nó gỡ được cái kẹt trước mắt, nên lần đầu thấy rất hiệu quả. Nhưng nó làm bạn mất hẳn khả năng biết công trình nào đang lời, công trình nào đang lỗ — vì tất cả đã trộn vào một túi.

Cách tách bạch thu chi từng công trình và cách gắn đợt tiền vào mốc nghiệm thu, tôi để dành cho một bài riêng sắp tới.

Nói thật: có công trình lỗ mà không ai sai cả

Nếu tôi để bài này dừng ở chỗ “cứ làm đúng năm điều trên là hết lỗ” thì đó là nói quá.

Có những công trình lỗ vì lý do không ai kiểm soát được. Giá thép nhảy giữa chừng. Mưa kéo dài làm công trình đứng cả tháng trong khi vẫn phải giữ quân. Đào móng lên mới biết nền không như khảo sát. Nhà bên cạnh có sự cố khiến mình phải dừng.

Cho nên mục tiêu không phải là không bao giờ lỗ. Mục tiêu là biết mình lỗ ở đâu, lỗ bao nhiêu, và biết ngay trong lúc còn sửa được chứ không phải sau khi bàn giao. Người làm nghề có hệ thống vẫn có công trình xấu, khác biệt là họ nhìn thấy nó từ tuần thứ ba chứ không phải từ ngày bàn giao.

Bắt đầu sớm hay muộn không quan trọng bằng bắt đầu có hệ thống. Bộ hồ sơ đầu tiên bạn làm tử tế sẽ chậm và sẽ mệt, nhưng nó là cái khung để mọi công trình sau đứng lên.

Ba câu anh em hay hỏi tôi

1. Thầu xây nhà trọn gói lời bao nhiêu phần trăm là hợp lý? Tôi không đưa một con số chung, vì nó đổi theo khu vực, quy mô, mức hoàn thiện và thời điểm — ai đưa cho bạn một tỉ lệ cố định cho mọi công trình thì con số đó gần như chắc chắn sai ở công trình của bạn. Cái nên làm là tính riêng cho từng căn: cộng đủ chi phí thật, cộng cả công quản lý của bạn, cộng khoản dự phòng, rồi mới nhìn phần còn lại.

2. Làm xong rồi mới phát hiện lỗ thì gỡ được không? Công trình đó thì phần lớn là không. Nhưng nó gỡ được cho công trình sau, nếu bạn chịu ngồi soi lại: mở toàn bộ chi phí đã chi, đối chiếu từng dòng với bảng báo giá ban đầu, và đánh dấu mọi khoản đã chi mà không có dòng tương ứng. Danh sách đánh dấu đó chính là bảng kiểm cho lần báo giá tới.

3. Nhận thầu nhân công có an toàn hơn trọn gói không? Rủi ro thấp hơn vì bạn không ôm phần vật tư và không gánh biến động giá. Nhưng phần lời cũng mỏng hơn, và bạn mất quyền kiểm soát chất lượng vật tư trong khi vẫn bị chủ nhà hỏi khi có vấn đề. Không có hình thức nào an toàn tuyệt đối — cái quyết định vẫn là bạn có tính đúng trước khi ký hay không.

Nhìn lại năm chỗ rò ở trên, không chỗ nào là chuyện tay nghề. Tất cả đều là chuyện cách làm: cách bạn chọn việc để nhận, cách bạn ngồi với chủ nhà, cách bạn ra giá. Nghề này lỗ không phải vì mình xây dở, mà vì mình chạy việc theo bản năng.

Nếu bạn muốn nghe tôi nói trọn chuyện này từ đầu, tôi có chương trình đào tạo miễn phí Làm Thầu Từ Số 0, hai buổi tối học online qua Zoom, đi hết bốn việc: chọn thị trường của mình, để khách tự tìm đến, ngồi tư vấn cho đúng, rồi báo giá mà vẫn còn lợi nhuận. Mỗi tháng tôi mở ít nhất một kỳ, nội dung làm mới theo đúng chỗ anh em đang vướng. Bạn để lại thông tin ở yes.ngodinhkhuon.vn, có lịch kỳ gần nhất tôi báo bạn.

Nếu bạn muốn bắt tay quay video ngay mà mở điện thoại lên chưa biết nói gì, tôi có Thử thách 28 ngày quay video công trình: giáo án 28 ngày viết sẵn cho người làm nghề, sáng mở ra là biết hôm nay quay gì, kèm 120 kịch bản mẫu. Phí 399.000đ, vào cửa có ngay 1 tháng DuTaFI Pro, đi hết 28 ngày thì được cộng thêm 12 tháng Pro.

Còn phần khối lượng và đơn giá, tôi có bản miễn phí của DuTaFI ở dutafi.com để bạn tự bấm thử: khai theo từng bước, ra bảng chi tiết từng hạng mục nên nhìn là biết mình đang thiếu dòng nào, và có ô tính lợi nhuận riêng. Giới hạn thì tôi nói luôn: bản này nhập tay, không đọc bản vẽ thay bạn, khai sai ra sai. Bản Free tính đầy đủ cho công trình dưới 1 tỷ — giới hạn nằm ở giá trị công trình chứ không phải ở số dự án bạn lưu — và xuất PDF gửi khách được.

Đọc thêm

• Tính lợi nhuận nhà thầu: cách tôi biết mình lời bao nhiêu trước khi bấm gửi — làm rõ chỗ rò thứ ba và thứ tư ngay từ khâu báo giá.
• Chi phí dự phòng xây nhà: dòng dễ bỏ trống nhất trên tờ báo giá — khoản đứng giữa bạn và những phát sinh không ai lường trước.

Còn bạn, công trình gần nhất của bạn rò ở chỗ nào? Kể tôi nghe ở phần bình luận.

KS. Ngô Đình Khuôn — Kỹ sư xây dựng, người sáng lập Công ty TNHH Xây Dựng HappyHouse. 10 năm trực tiếp làm nghề, hơn 200 chủ nhà đã đồng hành. Theo học ngành xây dựng năm 2012, ra trường 2016, năm 2022 nhận thi công trọn gói, năm 2023 lập HappyHouse. Website ngodinhkhuon.vn · YouTube @ngodinhkhuon · Facebook /ngodinhkhuon66.